E-Rechnung: Was sich durch XRechnung und ZUGFeRD ändert

Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt im geschäftlichen Alltag mehr und mehr an Bedeutung. Mit XRechnung und ZUGFeRD kommen auf Unternehmen konkrete Veränderungen zu, die dich unmittelbar betreffen. Die Pflicht zur digitalen Abwicklung gilt mittlerweile für zahlreiche Geschäftsbeziehungen, insbesondere beim Austausch mit öffentlichen Auftraggebern.

Zugleich sorgt die Standardisierung der Formate dafür, dass strukturierte Daten einfacher verarbeitet werden können. In diesem Artikel erfährst du übersichtlich, wie sich das elektronische Rechnungswesen verändert und worauf du künftig achten solltest.

Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen

Seit dem 27. November 2020 ist die elektronische Rechnungsstellung bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland verpflichtend. Das bedeutet, dass du als Unternehmen beim Austausch mit Behörden deine Rechnungen ausschließlich digital einreichen darfst. Gedruckte oder handschriftlich erstellte Dokumente werden in diesen Fällen nicht mehr akzeptiert.

Diese Regelung betrifft insbesondere alle B2G-Geschäfte – also dann, wenn du Produkte oder Dienstleistungen an Bund, Länder oder Kommunen lieferst. Die Übermittlung erfolgt dabei über speziell vorgeschriebene Formate, wie XRechnung oder ZUGFeRD.

Auch im reinen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen gewinnt die E-Rechnung mehr Gewicht, da viele Geschäftspartner digitale Prozesse bevorzugen. Damit bist du gut beraten, dich frühzeitig mit der Umstellung auf strukturierte, elektronische Rechnungen auseinanderzusetzen und notwendige Anpassungen vorzunehmen. So bleibst du wettbewerbsfähig und erfüllst alle aktuellen Vorschriften.

Ergänzende Artikel: Was tun, wenn Kunden Rechnungen nicht bezahlen

Standardisierung des Rechnungsformats im Geschäftsverkehr

Mit der Einführung von XRechnung und ZUGFeRD wird die bisher oft uneinheitliche Gestaltung von Rechnungen durch einheitliche Standards ersetzt. Diese beiden Formate wurden speziell entwickelt, um den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen und Behörden zu vereinfachen. Die wichtigsten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung sowie Beträge werden jetzt strukturierter und maschinenlesbar übermittelt.

Durch diese Standardisierung entfällt das erneute manuelle Erfassen von Rechnungen in der Buchhaltung. Fehlerquellen bei der Weiterverarbeitung sinken deutlich. Du kannst beispielsweise eine XRechnung direkt vom Empfänger automatisiert weiterverarbeiten lassen, ohne dass einzelne Werte erneut geprüft oder übertragen werden müssen.

Auch für dich als Rechnungsaussteller bedeutet das neue Format mehr Sicherheit: Pflichtangaben sind klar geregelt, was die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtert. Zudem fördert das standardisierte Format einen reibungslosen digitalen Austausch mit unterschiedlichen Geschäftspartnern – unabhängig davon, welche Buchhaltungssoftware diese nutzen. Im Endeffekt sorgt die Vereinheitlichung dafür, dass du Rechnungen schneller, korrekt und digital zustellst.

Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD

XRechnung und ZUGFeRD verfolgen beide das Ziel, die elektronische Rechnungsstellung zu vereinfachen – dennoch unterscheiden sie sich in grundlegenden Punkten. Während XRechnung vor allem im geschäftlichen Austausch mit öffentlichen Stellen wie Behörden verwendet wird, ist ZUGFeRD als Hybridformat auch für den regulären Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen konzipiert.

Bei der XRechnung handelt es sich um ein rein maschinenlesbares XML-Format, das sämtliche Informationen strukturiert bereitstellt. Eine grafische Darstellung, wie du sie etwa von PDF-Dokumenten kennst, gibt es bei diesem Format nicht. Das ermöglicht eine vollständig automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme ohne Medienbrüche.

Im Gegensatz dazu kombiniert ZUGFeRD beides: Die Rechnung liegt sowohl als gut lesbares PDF als auch im strukturieren XML-Teil innerhalb einer Datei vor. Du kannst dadurch dieselbe Datei manuell prüfen – beispielsweise am Bildschirm – und zugleich maschinell auslesen lassen. So lässt sich ZUGFeRD bequem sowohl für Menschen als auch für IT-Systeme nutzen. Im praktischen Ablauf bietet dir das mehr Flexibilität beim Versand und Empfang elektronischer Rechnungen an verschiedene Partner.

Vorgaben für strukturierte elektronische Datenübermittlung

Für dich als Unternehmer ist es wichtig zu wissen, dass bei der elektronischen Rechnungsstellung klare Vorgaben zur Datenübermittlung gelten. Die elektronische Rechnung muss nicht nur digital übermittelt werden, sondern auch in einem Format, das eine strukturierte maschinelle Auslesbarkeit gewährleistet. Das Ziel dahinter: Buchhaltungssysteme und Softwarelösungen sollen die Informationen direkt weiterverarbeiten können.

Dabei erwarten Behörden und viele größere Unternehmen, dass alle relevanten Angaben wie Rechnungsnummer, Datum, Mehrwertsteuerbeträge oder Bankverbindung an den festgelegten Datenfeldern abgelegt sind. Unstrukturierte PDF-Dateien oder gescannte Belege erfüllen diese Bedingungen nicht, da sie nicht automatisch ausgelesen werden können.

Im Unterschied zu klassischen Rechnungen auf Papier oder unstrukturierten Dateien erlauben Formate wie XRechnung und ZUGFeRD einen nahtlosen Austausch. Es kommt darauf an, dass jede Information für die automatisierte Weiterverarbeitung exakt platziert wird – das reduziert manuelle Eingriffe und mögliche Übertragungsfehler.

Wenn du deine Rechnungen künftig strukturierst und im vorgegebenen Standard einreichst, sparst du Zeit und sorgst dafür, dass Zahlungsabläufe zwischen dir und deinen Geschäftspartnern reibungslos funktionieren. Zudem erfüllst du damit alle gesetzlichen Verpflichtungen rund um die elektronische Datenarchivierung in deinem Betrieb.

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Automatisierte Rechnungsverarbeitung erhält mehr Bedeutung

Die automatisierte Verarbeitung elektronischer Rechnungen entwickelt sich zunehmend zu einem praktischen Vorteil für viele Unternehmen. Wenn du Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD nutzt, können Buchhaltungsprogramme die wichtigen Angaben direkt aus der Datei auslesen und weiterverarbeiten. Manuelle Erfassung sowie Übertragungsfehler gehören dadurch weitgehend der Vergangenheit an.

Ein großer Pluspunkt ist, dass die Zahlungsläufe und Prüfprozesse deutlich schneller ablaufen. Durch den strukturierten Aufbau werden Rechnungen automatisch gebucht, geprüft oder zur Freigabe weitergeleitet. Das spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch die Einhaltung von Zahlungsfristen erheblich. Besonders bei einer großen Anzahl an Eingangsrechnungen sorgt diese Automatisierung dafür, dass keine Belege übersehen werden und der Überblick stets gewahrt bleibt.

Zudem bietet die digitale Verarbeitung einen weiteren Vorteil: Sie ermöglicht es dir, die Daten zentral zu speichern und jederzeit abrufen zu können. Der Umgang mit papierbasierten Ablagen entfällt komplett. Sobald Rechnungen in deinem System eintreffen, beginnt sofort die elektronische Weiterbearbeitung – das hält deine Prozesse flexibel und beschleunigt die gesamte Abwicklung zwischen dir und deinen Partnern.

Weiterführende Informationen: Pflichtangaben auf einer Rechnung nach §14 UStG

Anpassung von Buchhaltungssoftware an neue Formate

Mit der Einführung von XRechnung und ZUGFeRD siehst du dich als Unternehmen oft gezwungen, die bestehende Buchhaltungssoftware auf den neuesten Stand zu bringen. Viele herkömmliche Programme waren bisher hauptsächlich für Papierrechnungen oder einfache PDF-Dateien ausgelegt. Um jedoch strukturierte Daten verarbeiten und rechtskonform übermitteln zu können, benötigen diese Systeme entsprechende Updates oder Module.

Bei modernen Buchhaltungslösungen kannst du häufig direkt auswählen, welches E-Rechnungs-Format genutzt werden soll. Dazu kommen Funktionen wie das automatische Auslesen von Rechnungsdaten, die Integration in Workflows und eine Archivierung nach den aktuellen gesetzlichen Vorgaben. E-Rechnungen lassen sich dadurch nicht nur einfacher erfassen, sondern auch schneller weiterleiten und prüfen.

Es ist hilfreich, bei deinem Softwareanbieter aktiv nachzufragen, welche Neuerungen zur Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD zur Verfügung stehen. Sinnvoll kann es auch sein, Mitarbeitende entsprechend zu schulen, damit sie mit den neuen Werkzeugen sicher umgehen können. Eine frühzeitige Umstellung vermeidet Engpässe beim Rechnungsaustausch und unterstützt deine digitale Buchhaltungsstrategie nachhaltig.

Veränderte Archivierungsvorschriften für elektronische Belege

Mit der Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungsformate verändern sich auch die Vorschriften rund um die Archivierung von Belegen. Elektronische Rechnungen wie XRechnung und ZUGFeRD müssen nicht nur übermittelt, sondern auch in ihrer digitalen Form unverändert und manipulationssicher aufbewahrt werden. Dabei gilt es, spezielle gesetzliche Fristen einzuhalten – meist beträgt die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Dokumente zehn Jahre.

Außerdem musst du sicherstellen, dass alle notwendigen Metadaten wie Erstellungsdatum oder Empfänger digital erhalten bleiben. Das bedeutet: Eine reine Speicherung als normales PDF reicht nicht aus, wenn dadurch die strukturierten XML-Daten verloren gehen würden. Die digitale Archivierung muss zudem jederzeit eine schnelle und lückenlose Nachprüfung durch Finanzbehörden ermöglichen. Im Falle einer Steuerprüfung ist es wichtig, dass du deine archivierten E-Rechnungen rasch vorlegen und maschinell auswerten lassen kannst.

Viele Buchhaltungsprogramme bieten bereits Funktionen zur rechtssicheren Archivierung elektronischer Belege an. Es empfiehlt sich, einen Blick darauf zu werfen, ob diese Lösungen den aktuellen Anforderungen entsprechen. Nur so bleibst du bei digitalen Prüfungen stets auf der sicheren Seite und schützt dein Unternehmen vor möglichen Nachteilen oder Sanktionen.

Neue Fristen bei Rechnungsaustausch mit Behörden

Beim digitalen Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern ist es wichtig, sich auf veränderte Fristen einzustellen. Seit der Einführung der elektronischen Formate wie XRechnung gelten für die Einreichung und Bearbeitung neue zeitliche Vorgaben. Rechnungen solltest du heute möglichst zeitnah nach Leistungserbringung in der vorgeschriebenen Struktur übermitteln, da nur so ein reibungsloser Zahlungsablauf gewährleistet wird.

Gerade bei Geschäften mit Behörden sind diese Zeitrahmen oftmals strikt geregelt. Die Verwaltung erwartet den Eingang einer formal korrekten E-Rechnung innerhalb weniger Tage bis maximal Wochen nach Abschluss des Projekts oder Lieferung der Ware. Verzögerst du die Übermittlung, kann dies zu Rückfragen oder sogar zur Zurückweisung führen – in manchen Fällen steht dadurch auch die fristgerechte Zahlung auf dem Spiel.

Ein weiterer wichtiger Punkt: Durch maschinenlesbare Formate wie XRechnung werden auch Bearbeitungszeiten intern verkürzt. Nach Eingang der Rechnung beginnen behördliche Systeme oft sofort mit der automatischen Prüfung. Das hat Auswirkungen darauf, wie schnell du eine Bestätigung oder den Zahlungseingang erhältst. Es empfiehlt sich daher, im Vorfeld genau abzuklären, welche Fristen seitens der jeweiligen Behörde verlangt werden, damit du keine finanziellen Nachteile riskierst.

Erleichterter Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern

Durch die Einführung von XRechnung und ZUGFeRD wird der Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern deutlich einfacher und zuverlässiger. Diese Standardformate ermöglichen, dass du Rechnungsdaten schnell, standardisiert und ohne Medienbrüche übermitteln kannst. Gerade im digitalen Geschäftsalltag profitierst du davon, weil jeder Empfänger – unabhängig von seiner verwendeten Software – auf die notwendigen Inhalte zugreifen kann.

Ein wesentlicher Vorteil ist dabei, dass sämtliche relevanten Informationen strukturiert vorliegen und damit unmittelbar digital weiterverarbeitet werden können. Wenn du beispielsweise viele Eingangsrechnungen erhältst, lassen sich diese problemlos automatisiert in deine Buchhaltungsprozesse integrieren. Gleichzeitig ist das Versenden von Rechnungen an unterschiedliche Partner vereinfacht: du musst dein Format nicht mehr individuell anpassen, sondern nutzt einen erprobten Standard.

Zudem reduziert sich durch die klare Struktur das Risiko für Übertragungsfehler oder Missverständnisse bei der Abwicklung geschäftlicher Vorgänge. Alle Beteiligten profitieren von schnellen Rückmeldungen und einem reibungslosen Ablauf – was letztlich zu einer stabileren Zusammenarbeit führt. So gewinnst du nicht nur Zeit, sondern sorgst auch für sichere digitale Kommunikationswege mit deinen Partnerunternehmen.

Verstärkte Kontrolle durch Finanzbehörden bei Unternehmen

Mit der Einführung von XRechnung und ZUGFeRD erfährt die Überwachung durch Finanzbehörden bei Unternehmen eine spürbare Verschärfung. Da Rechnungen nun digital, standardisiert und maschinenlesbar archiviert werden müssen, können Prüfer gezielt auf Daten zugreifen. Die strukturierte Aufbereitung aller Angaben – wie Beträge, Steuern oder Leistungszeitraum – sorgt dafür, dass Auffälligkeiten schneller erkannt und direkt ausgewertet werden.

Gerade weil manipulationssichere digitale Formate vorgeschrieben sind, fällt es Unstimmigkeiten oder fehlende Pflichtfelder eher auf als früher bei Papier- oder gescannten PDF-Rechnungen. Du solltest daher genau darauf achten, alle gesetzlichen Vorgaben bei der elektronischen Rechnungserstellung einzuhalten. Beim Verdacht auf Fehler wirst du meist verpflichtet, Belege schnell vorzulegen; das verlangt nach einer ordentlichen digitalen Ablage.

Ein weiterer Punkt: Viele Finanzämter nutzen inzwischen spezialisierte Prüfsoftware, um E-Rechnungen automatisch nachzuverfolgen. Falsche oder unvollständige Dokumentationen lassen sich so zügig identifizieren. Es empfiehlt sich also, eigene Prozesse rund um Rechnungsstellung und -archivierung regelmäßig zu überprüfen, damit du im Fall einer Prüfung keine unangenehmen Überraschungen erlebst. Eine lückenlose und gut geführte elektronische Buchhaltung schützt dich zuverlässig vor unnötigen Rückfragen oder Sanktionen der Behörden.