Pflichtangaben auf einer Rechnung nach §14 UStG
Rechnungen spielen im geschäftlichen Alltag eine entscheidende Rolle. Damit sie rechtlich korrekt sind und vom Finanzamt anerkannt werden, müssen bestimmte Pflichtangaben nach §14 UStG enthalten sein.
Durch die Einhaltung dieser Vorgaben stellst du sicher, dass sowohl deine Rechnungen als auch der Vorsteuerabzug nicht gefährdet werden. Ein systematischer Aufbau hilft dir dabei, alle relevanten Punkte im Blick zu behalten und formale Fehler zu vermeiden.
Im Folgenden erfährst du, auf welche Angaben es wirklich ankommt und wie du diese möglichst unkompliziert in deinen Rechnungen umsetzt.
Name und Anschrift des Leistenden
Name und Anschrift des Leistenden sind auf jeder Rechnung unerlässlich. Diese Angabe sorgt dafür, dass klar erkennbar ist, von wem die Lieferung oder Leistung stammt. Du solltest immer darauf achten, dass sowohl der volle Name als auch die vollständige Anschrift deines Unternehmens auf der Rechnung zu finden sind. Diese Angaben dienen nicht nur der eindeutigen Identifizierung beim Empfänger, sondern auch den Finanzbehörden zur Prüfung.
Für Einzelunternehmer genügt in der Regel dein eigener Name verbunden mit deiner Geschäftsadresse. Bist du Teil einer Gesellschaft, wie beispielsweise einer GmbH oder GbR, muss der offizielle Firmenname laut Gewerbeanmeldung erscheinen. Auch Zusätze wie „e.K.“ bei eingetragenen Kaufleuten oder „UG (haftungsbeschränkt)“ dürfen auf keinen Fall fehlen.
Die Adresse sollte so angegeben werden, dass sie postalisch erreichbar ist – ein Postfach reicht hierbei allerdings nicht aus. Achte ebenfalls darauf, eventuelle Tippfehler oder veraltete Daten zu vermeiden, da bereits kleine Fehler zu Problemen führen können. Mit diesen Informationen ermöglichst du dem Rechnungsempfänger sowie dem zuständigen Finanzamt eine einfache Zuordnung der Rechnung zur richtigen Person oder Firma.
Zusätzliche Ressourcen: Rechnungskorrektur: So stellst du eine Storno- oder Korrekturrechnung aus
Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Dabei ist zu beachten, dass sowohl der vollständige Name als auch eine präzise Adresse eingetragen werden müssen. Abkürzungen im Namen oder ungenaue Angaben reichen nicht aus. Es sollte immer die Adresse verwendet werden, an die die Lieferung tatsächlich erfolgt ist oder der Vertragspartner seinen Unternehmenssitz hat.
Private Kunden benötigen hier lediglich ihre Wohnadresse, während bei Unternehmen unbedingt die offizielle Firmenanschrift inklusive etwaiger Rechtsformzusätze festgehalten werden muss. Prüfe, ob die Daten aktuell sind – das vermeidet Unklarheiten und Rückfragen später. So stellst du sicher, dass deine Rechnung alle formalen Voraussetzungen nach §14 UStG erfüllt und dein Geschäftspartner sie problemlos weiterverarbeiten kann.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Sowohl die Steuernummer als auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) spielen auf jeder Rechnung eine wichtige Rolle. Du kannst entweder deine nationale Steuernummer oder – falls du grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU tätigst – die USt-IdNr. verwenden. Mindestens eine dieser Nummern muss deutlich erkennbar auf deiner Rechnung erscheinen.
Die Angabe dient zur eindeutigen Zuordnung des Rechnungsstellers beim Finanzamt und sorgt für Transparenz bei den Geschäftsvorgängen. Wenn du nur innerhalb Deutschlands handelst, reicht es aus, einfach die nationale Steuernummer einzutragen. Solange du aber innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen mit Unternehmen aus anderen EU-Ländern abrechnest, ist die USt-IdNr. zwingend erforderlich.
Überprüfe vor dem Versand, dass sich keine Zahlendreher eingeschlichen haben. Fehlerhafte Angaben können im ungünstigsten Fall dazu führen, dass dein Geschäftspartner keinen Vorsteuerabzug geltend machen kann. Außerdem erleichterst du durch diese Information dem Finanzamt die Prüfung und vermeidest Rückfragen. Daher lohnt sich ein genauer Blick auf diese Pflichtangabe in jedem Fall.
| Pflichtangabe | Beschreibung | Hinweis |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des Leistenden | Vollständiger Name und Geschäftsadresse des Rechnungsstellers | Firmenzusätze wie „GmbH“, „e.K.“ oder „UG“ nicht vergessen |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Voller Name und Adresse des Kunden oder Vertragspartners | Aktualität und exakte Angaben sind entscheidend |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Angabe der Steuernummer oder EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Mindestens eine dieser Nummern ist zwingend erforderlich |
Ausstellungsdatum der Rechnung
Das Ausstellungsdatum der Rechnung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Angabe nach §14 UStG und spielt sowohl für dich als Rechnungssteller als auch für den Empfänger eine wichtige Rolle. Es gibt an, an welchem Tag die Rechnung tatsächlich erstellt wurde. Diese Information sorgt dafür, dass Fristen – wie zum Beispiel Zahlungsziele oder Steuererklärungszeiträume – eindeutig nachvollziehbar sind.
du solltest darauf achten, das Ausstellungsdatum deutlich sichtbar auf jeder Rechnung zu platzieren. Wird ein anderes Datum (wie beispielsweise Liefer- oder Leistungsdatum) separat aufgeführt, genügt es nicht, dieses allein zu nennen – explizit muss zusätzlich das Ausstellungsdatum vermerkt werden.
Ein korrektes und vollständig angegebenes Rechnungsdatum erleichtert dem Finanzamt sowie deinem Geschäftspartner die Zuordnung der Belege in der Buchhaltung. Fehlende oder fehlerhafte Einträge können im schlimmsten Fall dazu führen, dass dein Kunde keinen Vorsteuerabzug vornehmen kann oder Rückfragen entstehen, die zusätzliche Arbeit verursachen.
Achte zudem darauf, keine zukünftigen Daten einzutragen, sondern wirklich das tatsächliche Erstelldatum anzugeben. So erfüllst du die gesetzlichen Vorgaben und sorgst für klare Verhältnisse bei allen Beteiligten.
Zusätzlicher Lesestoff: Häufige Fehler beim Rechnungsschreiben und wie man sie vermeidet
Fortlaufende Rechnungsnummer
deine Rechnungsnummern sollten immer chronologisch und lückenlos vergeben werden. Du darfst beispielsweise Buchstaben- oder Zahlenkombinationen nutzen, solange klar ist, dass jede Nummer nur ein einziges Mal existiert und sich so keine Dopplungen ergeben. Ein gebräuchliches Format könnte beispielsweise “2024-001” lauten, wobei die Ziffern sowohl für das Jahr als auch eine laufende Nummer stehen.
Die Kontrolle der vollständigen Abfolge liegt bei dir – achte daher darauf, fehlerhafte Vergaben und Sprünge in deiner Nummerierung zu vermeiden. So hast du stets den Überblick über deinen gesamten Rechnungsverkehr und kannst bei Bedarf schnell Auskunft geben. Dank dieser geordneten Struktur erleichterst du dir zudem die Buchhaltung erheblich und beugst möglichen Komplikationen vor.
Menge und Art der gelieferten Gegenstände
Beschreibe die gelieferte Ware oder Dienstleistung so eindeutig wie möglich. Statt lediglich „Werkzeug“ aufzuschreiben, solltest du beispielsweise angeben: „3 x Schraubendreher Typ X, Art.-Nr. 12345“. Wenn es sich um Dienstleistungen handelt, erläutere kurz den Leistungsumfang, zum Beispiel „Erstellung einer Website inkl. fünf Unterseiten und Kontaktformular“.
Die exakten Mengenangaben schaffst du am besten durch Begriffe wie Stückzahl, Meter, Stunden oder andere passende Einheiten. So wird deutlich, welche Anzahl abgerechnet wird – das sorgt für Transparenz auf beiden Seiten.
Vergiss nicht, dass ungenaue oder fehlende Angaben dazu führen können, dass deine Empfänger keinen Vorsteuerabzug erhalten oder Rückfragen entstehen. Mit klaren und vollständigen Beschreibungen stellst du sicher, dass du allen gesetzlichen Vorgaben nach §14 UStG entsprichst und eventuellen Missverständnissen vorbeugst.
| Rechnungsmerkmal | Bedeutung | Praxis-Tipp |
|---|---|---|
| Ausstellungsdatum | Gibt an, wann die Rechnung erstellt wurde | Immer das tatsächliche Erstelldatum angeben |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Dient der eindeutigen Identifizierung jeder Rechnung | Nummern lückenlos und eindeutig vergeben, keine Dopplungen zulassen |
| Menge und Art der Leistung | Beschreibt den gelieferten Artikel oder die erbrachte Dienstleistung mit genauer Stückzahl | So detailliert wie möglich beschreiben, z. B. „5 Stunden Webdesign“ oder „2x Laptop, Modell XY“ |
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ist eine grundlegende Angabe, die auf keiner Rechnung fehlen darf. Damit dokumentierst du genau, wann deine Ware geliefert oder deine Dienstleistung ausgeführt wurde. Diese Information spielt vor allem für das Finanzamt eine wichtige Rolle, da daran steuerliche Fristen geknüpft sein können.
du solltest immer klar und möglichst präzise angeben, zu welchem Datum die Übergabe erfolgte oder ab wann eine erbrachte Leistung als abgeschlossen gilt. Fehlt diese Angabe, kann dies zu Problemen beim Vorsteuerabzug deines Geschäftspartners führen. Es genügt nicht, nur den Monat zu nennen – ein konkretes Liefer- oder Leistungsdatum wird verlangt.
Falls das Rechnungsdatum und das Lieferdatum übereinstimmen, kannst du mit einem einfachen Hinweis wie „Lieferdatum entspricht dem Rechnungsdatum“ arbeiten. Doch besonders bei Teillieferungen oder mehreren Einzelleistungen empfiehlt es sich, alle relevanten Termine einzeln aufzuführen. So schaffst du Transparenz und vermeidest Missverständnisse sowohl gegenüber deinen Kunden als auch beim Steuerprüfer.
Mit einer eindeutigen Angabe des Zeitpunkts der Lieferung oder Leistung trägst du dazu bei, dass die Abwicklung zwischen dir und deinem Kunden stets reibungslos bleibt.
Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
Das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ist eine der zentralen Pflichtangaben auf deiner Rechnung. Du musst den tatsächlich zu zahlenden Betrag immer klar und nachvollziehbar ausweisen, damit sowohl dein Kunde als auch das Finanzamt erkennen können, wie hoch die Gegenleistung für deine Waren oder Dienstleistungen ist.
Dabei genügt es nicht, nur einen Gesamtbetrag anzugeben. Vielmehr solltest du jeden Posten einzeln aufführen, sodass die Berechnung transparent wird. Das bedeutet: Listenpreis, eventuelle Nachlässe (wie Rabatte oder Skonti) sowie alle weiteren Preisbestandteile müssen separat sichtbar sein. Dadurch kann der Empfänger exakt nachvollziehen, wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt.
Außerdem ist es ratsam, in direkten Zusammenhang das zugrunde liegende Entgelt ohne Umsatzsteuer, also den Nettobetrag, zu nennen. Die Umsatzsteuer kommt dann als eigener Posten hinzu – so entspricht deine Abrechnung den gesetzlichen Anforderungen nach §14 UStG und erleichtert deinem Kunden die buchhalterische Verarbeitung. Klare Betragsangaben schaffen hier Vertrauen und beugen Rückfragen vor.
Achte zusätzlich darauf, dass du gegebenenfalls weitere Kosten wie Versand, Verpackung oder Servicepauschalen separat auflistest. Je detaillierter und übersichtlicher deine Angaben sind, desto unkomplizierter läuft der komplette Zahlungsprozess ab.
Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag
Auf jeder Rechnung musst du den anzuwendenden Steuersatz sowie den daraus errechneten Steuerbetrag klar und verständlich ausweisen. In Deutschland sind in der Regel entweder 19 % oder 7 % Umsatzsteuer relevant, abhängig von der Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen.
du solltest unbedingt darauf achten, die jeweiligen Beträge getrennt von den Nettobeträgen anzugeben. Wird auf derselben Rechnung sowohl der reguläre als auch der ermäßigte Steuersatz verwendet, musst du für jede Steuergruppe sowohl den Nettowert als auch Steuersatz und Steuerbetrag separat aufführen. Dies schafft Transparenz für deinen Kunden und erleichtert dem Finanzamt die Überprüfung deiner Angaben.
Auch bei internationalen Rechnungen ist es manchmal notwendig zu kennzeichnen, dass keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen wird – zum Beispiel mit Hinweisen wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder der Angabe der angewandten Reverse-Charge-Regelung.
Durch exakte und übersichtliche Angaben sorgst du dafür, dass dein Kunde den Vorsteuerabzug geltend machen kann und deine Rechnung steuerlich korrekt bleibt. Fehlerhafte oder fehlende Angaben beim Steuersatz können dazu führen, dass Rechnungen nachträglich korrigiert werden müssen – ein vermeidbarer Extraaufwand, wenn du von Anfang an sorgfältig arbeitest.
Hinweis auf Steuerbefreiung, falls zutreffend
Sollte deine Leistung oder Lieferung von der Umsatzsteuer befreit sein, ist ein deutlicher Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG bzw. dem entsprechenden Paragrafen unerlässlich. Damit erkennt das Finanzamt direkt, warum auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen wurde.
du solltest in diesem Fall ausdrücklich darauf hinweisen, dass du als Kleinunternehmer tätig bist und gemäß §19 UStG keine Umsatzsteuer erhebst. Sind es andere Gründe für die Steuerbefreiung – wie etwa bei bestimmten medizinischen Leistungen oder Ausfuhrlieferungen ins Ausland – muss dies ebenfalls konkret benannt werden. Ein typischer Vermerk könnte lauten: „Gemäß §4 Nr. … UStG von der Umsatzsteuer befreit“ oder „Keine Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)“.
Vergiss nicht, dass ein fehlender oder unklarer Hinweis unangenehme Rückfragen vom Empfänger oder sogar Probleme beim Vorsteuerabzug auslösen kann. Genauigkeit ist hier besonders wichtig. Mit einem klar platzierten Satz informierst du deinen Kunden transparent über die steuerliche Behandlung des Geschäftsvorgangs und erfüllst zugleich alle formalen Anforderungen.