Wie funktioniert die Rechnung ohne Umsatzsteuer

Wenn du ein Unternehmen führst oder selbstständig tätig bist, kommst du häufig mit dem Thema Rechnungsstellung in Berührung. Besonders als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG hast du die Möglichkeit, deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu schreiben. Das kann dir das Leben deutlich erleichtern, da bestimmte Steuerpflichten entfallen.

Doch wie stellt man solch eine Rechnung korrekt aus? Es gibt einige wichtige Punkte, die du beachten solltest. Dazu zählen beispielsweise der Verzicht auf die Ausweisung der Mehrwertsteuer und spezielle Hinweise auf die Steuerbefreiung. Im Folgenden erfährst du Schritt für Schritt, was bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer wichtig ist und wie du sie richtig erstellst.

Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist Voraussetzung

Damit du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen darfst, musst du die sogenannte Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG erfüllen. Diese Regelung gilt für Personen oder Unternehmen, deren Umsatz im vorangegangenen Jahr unter 22.000 Euro lag und die im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro erzielen werden. Nur dann bist du von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit und brauchst auf deinen Rechnungen keine Mehrwertsteuer auszuweisen.

Wählst du diese Regelung bei deiner Anmeldung beim Finanzamt, bleibt dir die Pflicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen erspart – das bedeutet weniger bürokratischen Aufwand für dich. Wichtig zu wissen ist jedoch, dass du in diesem Fall selbst keine Vorsteuer geltend machen kannst und auch auf deinen Rechnungen klar angeben musst, dass die Lieferungen und Leistungen gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind. So erkennen deine Geschäftspartner sofort den Grund, warum keine Umsatzsteuer berechnet wurde.

Achte darauf, dass du rechtzeitig überprüfst, ob du weiterhin unter die Kleinunternehmergrenze fällst. Überschreitest du diese, bist du verpflichtet, zukünftig Umsatzsteuer auszuweisen und abzuführen.

Zum Weiterlesen: Rechnungen schreiben mit Excel, Word oder Software – was ist besser

Umsatzgrenze von maximal 22000 Euro jährlich beachten

Damit du Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen kannst, musst du besonders die Umsatzgrenze von 22.000 Euro pro Jahr beachten. Diese Grenze gilt für das gesamte vorangegangene Kalenderjahr. Das bedeutet: Sobald deine Einnahmen im letzten Jahr über 22.000 Euro brutto lagen, darfst du nicht mehr als Kleinunternehmer gelten und kannst diese Regelung nicht weiter nutzen.

Es ist ratsam, dass du deinen Umsatz regelmäßig prüfst und dokumentierst. So stellst du sicher, dass du die Grenze nicht versehentlich überschreitest. Wirtschaftest du in einem laufenden Jahr auf die Grenze zu, solltest du sowohl bestehende Aufträge als auch geplante Einnahmen im Blick behalten.

Beachte außerdem den Freibetrag: Wenn du genau 22.000 Euro erreichst – also keinen Cent darüber liegst – bleibst du weiterhin berechtigt, Rechnungen ohne Umsatzsteuer zu schreiben. Erst ab dem ersten Euro über diesem Limit verlierst du den Status als Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Überschreitest du die Grenze, bist du im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig und musst dann auch die Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen.

Eine sorgfältige Buchführung und regelmäßige Kontrolle deiner Jahresumsätze helfen dir dabei, stets auf der sicheren Seite zu sein und keine Fristen zu verpassen.

Keine Ausweisung der Mehrwertsteuer auf Rechnungen

Wenn du Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellst, ist es besonders wichtig, dass du keinerlei Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungsdokumenten ausweist. Das bedeutet, dass sowohl in der Aufstellung deiner berechneten Posten als auch beim Endbetrag keine Steuer genannt oder hinzuaddiert wird – weder prozentual noch absolut.

Der Rechnungsbetrag entspricht somit immer dem Bruttobetrag, also dem Finalpreis für deine Leistung oder dein Produkt, ganz ohne zusätzlichen Steuersatz. Dadurch erhält dein Kunde einen klaren Überblick und weiß, dass wirklich keine weitere Steuer anfällt. Auch ein Ausweis einer Umsatzsteuer-Spalte oder eines Hinweises wie „zzgl. MwSt.“ darf nicht erscheinen.

Damit verdeutlichst du von Anfang an, dass du nach der Kleinunternehmerregelung tätig bist. Möchtest du zusätzliche Transparenz schaffen, kannst du direkt unter dem Rechnungsbetrag darauf hinweisen, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer erhoben wird. So vermeidest du Rückfragen des Empfängers und stellst sicher, dass die Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Achte grundsätzlich darauf, alle Angaben sehr sorgfältig zu prüfen, da eine fehlerhafte Ausweisung von Umsatzsteuer rechtliche Folgen haben kann. Die konsequente Umsetzung gibt dir sowie deinen Kunden Rechtssicherheit und sorgt für ein professionelles Auftreten.

Pflichtangaben wie Name und Anschrift angeben

Wenn du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellst, ist es besonders wichtig, alle Pflichtangaben korrekt aufzuführen. Zu diesen zwingenden Angaben gehören zum Beispiel dein vollständiger Name sowie die genaue Anschrift deines Unternehmens. Auch die Adresse des Kunden muss klar und eindeutig dargestellt werden. Fehlt eine dieser Informationen, kann das im Nachhinein zu Problemen führen – etwa bei der Anerkennung durch das Finanzamt oder bei Rückfragen des Kunden.

Zusätzlich solltest du immer dafür sorgen, dass auch die fortlaufende Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum gut sichtbar sind. Die Eindeutigkeit und Nachvollziehbarkeit jeder Rechnung wird somit sichergestellt. Diese Details helfen nicht nur dir selbst bei der eigenen Dokumentation, sondern bieten auch deinem Geschäftspartner Transparenz über jede Transaktion.

Vergiss außerdem nicht, eine kurze Leistungsbeschreibung zu ergänzen, damit ersichtlich ist, welche Dienstleistung oder welches Produkt abgerechnet wurde. Der Rechnungsbetrag muss brutto ausgewiesen sein. Durch die Einhaltung aller vorgeschriebenen Angaben vermeidest du Formfehler und sorgst für Rechtssicherheit in deiner Korrespondenz.

Weiterführende Informationen: Rechnungskorrektur: So stellst du eine Storno- oder Korrekturrechnung aus

Rechnungsnummer fortlaufend und eindeutig vergeben

Für jede Rechnung ohne Umsatzsteuer ist es unabdingbar, eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer zu vergeben. Diese Nummer zeichnet sich dadurch aus, dass sie in deiner gesamten Buchhaltung nur einmal vorkommt und somit keine Verwechslungen zulässt. Du kannst dazu Zahlenfolgen, Kombinationen aus Jahr und Monat oder auch Buchstabenkürzel verwenden – wichtig ist jedoch stets die Nachvollziehbarkeit.

Viele Selbstständige entscheiden sich beispielsweise dafür, das laufende Jahr als Präfix voranzustellen, gefolgt von einer fortlaufenden Nummer (z.B. 2024-001). Solche Strukturen verschaffen Übersichtlichkeit und helfen dir dabei, alle ausgestellten Rechnungen lückenlos zu dokumentieren. So behältst du stets den Überblick über deine eigenen Unterlagen und erleichterst auch dem Finanzamt sowie deinen Kunden die Zuordnung.

Eine sorgfältig vergebene Rechnungsnummer trägt entscheidend zur rechtlichen Sicherheit bei. Du vermeidest dadurch Unklarheiten im Geschäftsalltag und stellst sicher, dass jede Zahlung genau einer erbrachten Leistung zugeordnet werden kann. Achte zudem darauf, dass es innerhalb eines Kalenderjahres keine Dopplungen gibt. Auf diese Weise bleibt dein Rechnungswesen professionell strukturiert und transparent.

Dazu mehr: Häufige Fehler beim Rechnungsschreiben und wie man sie vermeidet

Datum der Rechnungsstellung hinzufügen

Beim Ausstellen einer Rechnung ohne Umsatzsteuer musst du darauf achten, das Datum der Rechnungsstellung stets korrekt anzugeben. Dieses Datum dokumentiert exakt, wann die Rechnung von dir erstellt wurde – ein wichtiger Aspekt für alle Beteiligten. Für das Finanzamt ist dieser Zeitpunkt entscheidend, da sich daraus auch Fristen zum Beispiel für die Zahlung oder mögliche Mahnungen ergeben können. Ganz nebenbei hilft es sowohl dir als auch deinem Kunden, alle Transaktionen klar chronologisch zuzuordnen.

Das Rechnungsdatum wird am besten im oberen Bereich des Dokuments platziert, meist in unmittelbarer Nähe zur Rechnungsnummer. Damit stellst du sicher, dass diese wichtigen Angaben auf einen Blick sichtbar sind. Vergiss nicht: Es reicht nicht aus, nur das Leistungsdatum zu nennen – beide Zeitpunkte sollten enthalten sein, vor allem wenn sie voneinander abweichen. So verringerst du Missverständnisse und bringst Transparenz in den Ablauf deiner Geschäftsvorgänge.

Ein sorgfältig angegebenes Rechnungsdatum sorgt dafür, dass Zahlungsfristen eindeutig gestartet werden können. Viele Unternehmer setzen hier auf eine klare und gut erkennbare Formatierung, damit keine Verwechslungen entstehen. Schon kleine Fehler können problematisch sein, beispielsweise bei der steuerlichen Zuordnung oder falls ein Kunde Rückfragen stellt.

Beschreibung der gelieferten Leistung aufführen

Damit deine Rechnung vollständig und rechtssicher bleibt, solltest du stets eine klare Beschreibung der gelieferten Leistung aufführen. Diese Beschreibung sorgt dafür, dass sowohl dein Kunde als auch das Finanzamt genau nachvollziehen können, was abgerechnet wurde. Je detaillierter und verständlicher du deine Leistungen darstellst, desto einfacher ist es für alle Beteiligten, den Inhalt der Rechnung zu erkennen.

Beschreibe die erbrachte Dienstleistung oder das gelieferte Produkt möglichst präzise: Was wurde wann erbracht? Für Projekte sind meist das Datum, der Zeitraum sowie Art und Umfang der Arbeit hilfreich. Gib beispielsweise an: „Webdesign für Unternehmenswebsite im Zeitraum 10.05.2024 bis 24.05.2024“ oder „Lieferung von 20 Grafikpostern am 15.06.2024“. Solche Formulierungen helfen besonders bei mehreren Leistungspositionen auf einer Rechnung, die schnell für Klarheit sorgen sollen.

Eine übersichtliche Darstellung spart dir später Zeit, falls Rückfragen entstehen. Außerdem fördert sie ein professionelles Auftreten gegenüber deinem Kunden. Tipp: Nutze Bullet-Points, falls mehrere einzelne Positionen abgerechnet werden, um Übersichtlichkeit zu gewährleisten. So erhöhst du die Transparenz deiner Abrechnung und beugst Missverständnissen vor.

Rechnungsbetrag als Bruttobetrag ausweisen

Der Betrag auf deiner Rechnung muss als Bruttobetrag ausgewiesen werden. Das heißt, der Endpreis umfasst bereits alle Kosten und enthält keine gesondert aufgeführte Umsatzsteuer. Gerade als Unternehmer ohne Umsatzsteuerpflicht ist es wichtig, dem Kunden von Anfang an klarzumachen, dass keine Steuer zusätzlich erhoben wird – der Rechnungsbetrag stellt also die finale Summe dar, die zu bezahlen ist.

Verzichte darauf, Felder wie „Nettobetrag“, „Umsatzsteuer“ oder „Mehrwertsteuer“ auszufüllen. Stattdessen listest du für jede Position den jeweiligen Preis und weist schließlich einen Gesamtbetrag aus, der dem tatsächlichen Zahlungsbetrag entspricht. So bleibt dein Angebot transparent und nachvollziehbar.

Ein gut sichtbarer Hinweis wie „Endbetrag (brutto): 350,00 €“ hilft dabei, Unklarheiten beim Empfänger zu vermeiden. Der Kunde weiß sofort, welcher Betrag überwiesen werden soll, ohne zusätzliche Nachfragen zur Berechnung der Steuer zu stellen. Durch diese klare Struktur unterstreichst du Professionalität und sorgst dafür, dass deine Geschäftspartner Vertrauen in deine Abrechnungen haben.

Hinweis auf Befreiung von der Umsatzsteuer ergänzen

Damit deine Rechnung ohne Umsatzsteuer vollständig und rechtssicher ist, solltest du unbedingt einen deutlichen Hinweis auf die Steuerbefreiung ergänzen. Dieser Vermerk ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG tätig bist. Der beste Platz dafür ist meist am Ende deiner Rechnung oder direkt unter dem ausgewiesenen Rechnungsbetrag. Damit vermeidest du Rückfragen deiner Kunden und stellst sicher, dass auch dem Finanzamt sofort ersichtlich wird, warum keine Mehrwertsteuer berechnet wurde.

Ein typischer Formulierungsvorschlag für diesen Zweck lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer erhoben.“ Alternativ ist auch der Satz „Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“ möglich. In jedem Fall machst du damit klar, dass der Rechnungsbetrag alle Kosten enthält und keine weitere Steuer zu zahlen ist.

Achte darauf, diesen Hinweis gut sichtbar und in einem eigenständigen Absatz zu platzieren. So gibt es bei der Prüfung durch das Finanzamt oder beim Kunden von vornherein klare Verhältnisse. Die transparente Kommunikation deines Status als Kleinunternehmer signalisiert Zuverlässigkeit und Professionalität in deinen Geschäftsabläufen.

Aufbewahrungspflicht für ausgestellte Rechnungen beachten

Wenn du selbst Rechnungen ausstellst – egal ob mit oder ohne Umsatzsteuer –, gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Das bedeutet, dass du jede ausgestellte Rechnung für mindestens zehn Jahre sorgfältig aufbewahren musst. Diese Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument erstellt wurde.

Die digitale Archivierung ist zulässig, solange du sicherstellen kannst, dass Inhalt, Echtheit und Lesbarkeit der Rechnung während der gesamten Dauer garantiert sind. Auch Kopien per PDF oder Scan erfüllen die Anforderungen, solange sie im Originalzustand gespeichert bleiben und jederzeit vorgelegt werden können.

Wirst du vom Finanzamt kontrolliert oder gibt es Rückfragen zu bestimmten Umsätzen, bist du verpflichtet, schnellen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen zu ermöglichen. Eine gut organisierte Ablage spart dir hier viel Zeit und Ärger. Achte daher darauf, deine Rechnungen regelmäßig zu sichern – entweder klassisch im Aktenordner oder in einem geschützten digitalen System.

Vergiss nicht: Die Einhaltung dieser Vorschrift schützt dich vor möglichen Sanktionen und erleichtert auch deinen eigenen Überblick über den geschäftlichen Verlauf.