Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren

Rechnungen spielen im Alltag und besonders im Geschäftsleben eine zentrale Rolle. Oft stellt sich die Frage, wie lange du diese Dokumente tatsächlich aufbewahren musst. Die Antwort ist vor allem für Unternehmer, Selbstständige und auch Privatpersonen wichtig – denn sowohl das Steuerrecht als auch das Handelsgesetzbuch geben hierfür klare Regeln vor.

Wer Fristen zur Aufbewahrung von Rechnungen kennt, schützt sich vor unangenehmen Überraschungen bei einer möglichen Kontrolle durch das Finanzamt. Gleichzeitig kannst du mit dem richtigen Umgang Aufwand sparen und deine Unterlagen rechtssicher organisieren. Im Folgenden erfährst du, welche Pflichten es gibt und was im Einzelnen zu beachten ist.

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen: 10 Jahre

Für viele Unternehmer und Selbstständige ist es verpflichtend, Rechnungen über einen Zeitraum von zehn Jahren aufzubewahren. Diese Aufbewahrungsfrist ergibt sich in Deutschland aus den Regelungen des Steuerrechts sowie dem Handelsgesetzbuch.
Im Klartext bedeutet das: Sämtliche Rechnungen, die du selbst erstellt hast oder erhalten hast – egal ob in Papierform oder digital – müssen sicher archiviert bleiben.

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Hast du also im März 2021 eine Rechnung erhalten, startet die Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2021. Erst nach Ablauf dieser Zeit darfst du deine Unterlagen vernichten.

Es spielt dabei keine Rolle, wie hoch der Betrag auf der Rechnung ist – jede einzelne ist davon betroffen. Wichtig ist, dass nicht nur Originale, sondern auch Kopien und digitale Dateien ordnungsgemäß gespeichert werden sollten.
Während einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt jederzeit Nachweise verlangen. Um Problemen vorzubeugen, empfiehlt es sich, die Belege so abzulegen, dass du sie schnell wiederfindest und auf Anfrage sofort vorzeigen kannst.

Ergänzende Artikel: Was gehört auf eine korrekte Rechnung

Sechs Jahre Aufbewahrungspflicht für empfangene Geschäftsbriefe

Für empfangene Geschäftsbriefe gilt in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Das betrifft zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder auch E-Mails mit geschäftlichem Bezug. Diese Unterlagen sind besonders wichtig, weil sie im Streitfall als Nachweis über Absprachen und Vertragsinhalte dienen können.

Die Frist beginnt – wie bei Rechnungen – immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument eingegangen ist. Erst nach Ablauf dieser sechs Jahre dürfen Geschäftsbriefe sicher entsorgt werden. Auch hier ist es erlaubt, die Unterlagen sowohl digital als auch auf Papier aufzubewahren. Wichtig dabei: Die Lesbarkeit muss während der gesamten Zeit sichergestellt sein.

Das bedeutet auch, dass du deine alten Dateien in regelmäßigen Abständen prüfst und eventuell auf neue Speichermedien überträgst. Möglicherweise verlangt das Finanzamt den Nachweis bestimmter Vorgänge innerhalb dieser Frist. Liegen die Unterlagen dann nicht mehr vollständig vor, kann das rechtliche Konsequenzen haben. Es lohnt sich daher, einen guten Überblick zu behalten und alle Dokumente sortiert abzulegen.

Aufbewahrung digital und in Papierform zulässig

Für die gesetzliche Aufbewahrung von Rechnungen und geschäftlichen Dokumenten spielt es keine Rolle, ob du diese digital oder auf Papier archivierst. Beide Formen sind laut Gesetz gleichwertig anerkannt. Das bedeutet: du darfst Rechnungen einscannen und elektronisch ablegen oder weiterhin klassische Aktenordner nutzen – je nachdem, was besser zu deinem Arbeitsstil passt.

Ein wichtiger Punkt ist jedoch, dass jeder Beleg während der kompletten Aufbewahrungszeit jederzeit lesbar und vollständig verfügbar sein muss. Hast du dich für eine digitale Ablage entschieden, denke daran, regelmäßige Sicherungskopien anzufertigen und aktuelle Formate zu verwenden. Nur so verhinderst du Datenverlust oder technische Schwierigkeiten beim späteren Zugriff.

Speicherst du Dokumente in Papierform, achte darauf, sie vor Feuchtigkeit, Licht oder Beschädigungen gut zu schützen. Zusätzlich solltest du darauf achten, dass auch gescannte Unterlagen im Originalformat unverändert erhalten bleiben. Jede Manipulation kann im Zweifel problematisch werden und bei einer Steuerprüfung unangenehme Rückfragen auslösen. So stellst du sicher, dass du jederzeit allen Anforderungen entsprichst.

Privatpersonen: Zwei Jahre für Handwerkerrechnungen

Auch als Privatperson solltest du bestimmte Rechnungen nicht vorschnell entsorgen. Besonders wichtig sind hier die Handwerkerrechnungen, denn für diese gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Diese Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Jahres, in dem die Arbeit abgeschlossen und die Rechnung bezahlt wurde.

Der Grund für diese Regel liegt vor allem im Verbraucherschutz: Kommt es in dieser Zeit zu Mängeln an der ausgeführten Arbeit, kannst du mithilfe der Rechnung Gewährleistungsansprüche gegenüber dem Handwerksbetrieb geltend machen. Darüber hinaus kann das Finanzamt bei bestimmten Steuervergünstigungen, wie etwa der steuerlichen Berücksichtigung von Handwerkerleistungen, einen nachträglichen Nachweis verlangen.

Wichtig ist: Auch wenn ein technischer Defekt oder Baumangel erst viel später auftritt, gilt die gesetzliche Gewährleistungspflicht in den meisten Fällen eben nur innerhalb dieser zwei Jahre. Deshalb empfiehlt es sich, Rechnungen gut sichtbar abzulegen und nicht mit anderen Unterlagen zu vermischen. So stellst du sicher, dass du im Fall einer Reklamation alle notwendigen Dokumente griffbereit hast.

Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres

Wenn du Rechnungen oder andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen erhältst, ist es wichtig zu wissen, ab wann die gesetzliche Aufbewahrungsfrist tatsächlich zählt. Entscheidend ist dabei das Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist oder eingegangen ist. Das bedeutet konkret: Egal ob du eine Rechnung im Januar oder erst im Dezember erhalten hast – die Frist startet immer am 31. Dezember dieses Jahres.

Durch diesen Stichtag wird gewährleistet, dass Unterlagen für den vorgeschriebenen Zeitraum (also zum Beispiel sechs oder zehn Jahre) vollständig und sicher archiviert werden. Du kannst dir also merken: Die tatsächliche Aufbewahrungsdauer verlängert sich entsprechend um die Monate bis zum Jahresende, was insbesondere im Hinblick auf steuerliche Prüfungen einen Vorteil bietet.

Zum Beispiel: Geht bei dir eine Handwerkerrechnung im Mai ein, beginnt die zweijährige Pflicht zur Aufbewahrung erst mit Ablauf des betreffenden Kalenderjahres. So bleibt genügend Zeit, deine Belege strukturiert abzulegen und später fristgerecht auszumisten. Für alle geschäftlichen wie privaten Dokumente gilt somit dieselbe Regelung bezüglich des Beginns der Aufbewahrungszeit – das verschafft dir Klarheit und eine bessere Planungssicherheit.

Verkürzte Frist bei bestimmten Unterlagen möglich

Es gibt Unterlagen, bei denen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist kürzer ausfallen kann als bei Rechnungen oder Geschäftsbriefen. Solche verkürzten Fristen kommen vor allem dann zum Tragen, wenn der Gesetzgeber dies ausdrücklich vorgesehen hat – etwa bei bestimmten Personalunterlagen, Quittungen über empfangene Warenproben oder Liefernachweisen, für die keine steuerlichen Relevanzen mehr bestehen.

Auch Verträge, die bereits vor Ablauf der üblichen Frist ihre Gültigkeit verlieren und später keine Auswirkung mehr auf steuerliche Sachverhalte haben, dürfen eventuell schon früher vernichtet werden. Trotzdem solltest du stets sicherstellen, dass alle relevanten Verpflichtungen vollständig erfüllt sind. Falls das Finanzamt Nachweise verlangt, ist es wichtig, dass deine Unterlagen trotz einer verkürzten Aufbewahrung lückenlos vorliegen.

Ebenso können bei privat geführten Unterlagen wie Kassenbons von kleineren Anschaffungen andere Regelungen greifen. Hier reicht in vielen Fällen eine Archivierung bis zum Ende der gesetzlichen Umtausch- oder Gewährleistungsfrist. Damit vermeidest du unnötiges Horten von Papieren, ohne dabei rechtliche Risiken einzugehen. Es lohnt sich jedoch immer, im Zweifel eher etwas länger aufzubewahren als zu früh Unterlagen zu entsorgen.

Finanzamt kann Nachweise während Frist verlangen

Während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ist es möglich, dass das Finanzamt von dir Belege und Nachweise anfordert. Das betrifft sowohl Rechnungen als auch andere geschäftliche Unterlagen wie Buchungsbelege, Quittungen oder Verträge. Häufig passiert dies im Rahmen einer Betriebsprüfung oder falls bei einer Steuererklärung bestimmte Angaben überprüft werden müssen.

Wirst du dazu aufgefordert, entsprechende Dokumente vorzulegen, musst du sie schnell und vollständig bereitstellen können. Fehlen Belege oder sind sie nur unvollständig archiviert, kann das finanzielle Nachteile nach sich ziehen – zum Beispiel durch die Versagung von Betriebsausgaben oder steuerlichen Abzügen. Um Unannehmlichkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, gesuchte Dateien oder Papierdokumente systematisch sortiert abzulegen und regelmäßig zu überprüfen, ob alles noch auffindbar und lesbar ist.

Nicht nur Unternehmen, sondern auch Selbstständige und Privatpersonen können zur Vorlage verpflichtet werden – etwa wenn es um den Nachweis für steuerbegünstigte Handwerkerleistungen geht. Es lohnt sich daher, alle relevanten Unterlagen bis zum Ablauf der jeweiligen Frist sicher aufzubewahren. So kannst du jederzeit reagieren, falls eine behördliche Nachfrage kommt, und bist bestens vorbereitet.

Verkürzte Fristen gelten für Steuerunterlagen selten

Bei steuerlich relevanten Dokumenten sind verkürzte Aufbewahrungsfristen eher die Ausnahme. Die gängigen Fristen – etwa zehn Jahre für buchhalterische Unterlagen und sechs Jahre für geschäftliche Korrespondenz – gelten in aller Regel ausnahmslos. Verkürzungen kommen praktisch kaum vor, weil das Finanzamt im Rahmen möglicher Prüfungen auch noch viele Jahre später auf vollständige Nachweise zugreifen können muss.

Selbst wenn bestimmte Unterlagen nach Einschätzung einzelner Personen keine steuerliche Bedeutung mehr haben, ist es ratsam, sich genau an die gesetzlichen Mindestfristen zu halten. Denn der Nachweis, ob ein Dokument relevant ist oder nicht, liegt meist im Ermessen der prüfenden Behörde. Wird eine Rechnung oder ein Beleg vorschnell entsorgt und dieser doch noch angefordert, kann das zu erheblichen Schwierigkeiten führen – beispielsweise zur Rückforderung von Steuervorteilen oder zu Zuschätzungen.

Nur bei speziellen Fällen – etwa Kassenzetteln über kleinere alltägliche Ausgaben ohne steuerrelevanten Bezug – kann eine Verkürzung toleriert werden. Für alles andere gilt: Sofern Unsicherheit besteht, ist es sicherer, sich an die volle gesetzliche Aufbewahrungsdauer zu halten und so eventuelle Nachteile durch fehlende Unterlagen auszuschließen.

Betroffene Unterlagen: Eingangs-, Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen vor allem Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Diese Dokumente belegen sämtliche Geschäftsbeziehungen – sei es der Einkauf von Waren oder Dienstleistungen, aber auch die Erstellung eigener Rechnungen an Kunden. Sowohl erhaltene als auch ausgestellte Rechnungen sind für die vorgeschriebene Dauer sorgfältig zu archivieren.

Darüber hinaus gehören auch Buchungsbelege dazu. Das können beispielsweise Quittungen, Kassenbons, Bankauszüge oder Zahlungsbestätigungen sein. Sie dienen dem Nachweis einzelner Buchungsvorgänge in deiner Finanzbuchhaltung. Ohne diese Belege kann das Finanzamt Geschäftsvorfälle nicht nachvollziehen und akzeptiert entsprechende Betriebsausgaben oder Einnahmen gegebenenfalls nicht.

Ebenfalls betroffen sind weitere Unterlagen mit steuerlicher Relevanz, wie etwa Verträge, Lieferscheine oder schriftliche Absprachen im Geschäftsverkehr. Es ist daher ratsam, alle genannten Dokumente übersichtlich abzulegen und während der gesamten gesetzlichen Frist lesbar aufzubewahren. Nur so bist du jederzeit auf eventuelle Anfragen vorbereitet und kannst Nachweise problemlos erbringen. Je systematischer du hier vorgehst, desto leichter fällt dir der Überblick über deine Unterlagen.

Vernichtung erst nach Ablauf der gesetzlichen Frist

Die Vernichtung deiner Unterlagen ist erst dann erlaubt, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vollständig abgelaufen ist. Es empfiehlt sich dringend, Belege nicht zu früh auszusortieren. Denn auch nach Ablauf des eigentlichen Geschäftsjahres können Prüfungen oder Nachfragen auftreten, bei denen du deine Rechnungen und Belege vorlegen musst. Fehlen die erforderlichen Unterlagen, drohen steuerliche Nachteile oder sogar rechtliche Konsequenzen.

Achte darauf, dass wirklich alle relevanten Dokumente – dazu gehören Rechnungen, Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege – während der gesamten Zeit sicher abgelegt bleiben. Erst nach dem vollständigen Ablauf der geltenden Frist kannst du mit gutem Gewissen an eine Vernichtung denken. Zudem hilft dir eine klare Kennzeichnung und Sortierung dabei, beim Aussortieren keine wichtigen Papiere versehentlich zu entsorgen.

Bevor du Belege vernichtest, überprüfe sorgfältig, ob es sich tatsächlich um Unterlagen handelt, für die die vorgeschriebene Lagerzeit überschritten wurde. Dadurch gehst du auf Nummer sicher und bist jederzeit in der Lage, Nachweise für das Finanzamt oder andere Behörden zeitnah bereitzuhalten. Organisation und Übersicht sind hier ein zuverlässiger Schutz vor Problemen im geschäftlichen Alltag.