Rechnungsstellung bei Krankheit: Checkliste für Selbstständige und Freiberufler

Wer selbstständig arbeitet, kennt das Problem: Eine Erkrankung stoppt nicht nur die Arbeit, sondern wirft sofort praktische Fragen auf. Darf eine Rechnung gestellt werden, obwohl die Leistung noch nicht vollständig erbracht wurde? Was passiert mit offenen Forderungen, wenn die Krankheit länger dauert? Und welche Fristen gelten trotz allem weiter? Rund um das Thema Rechnung stellen bei Krankheit gibt es für Selbstständige und Freiberufler mehr zu beachten, als es auf den ersten Blick scheint. Im Gegensatz zu Angestellten verfügen sie über keinen automatischen Einkommensschutz durch Lohnfortzahlung. Deshalb ist es entscheidend, schon vor dem Ernstfall zu wissen, welche Schritte in welcher Reihenfolge sinnvoll sind, welche Rechte bestehen und wo finanzielle Risiken lauern. Die folgende Checkliste gibt einen strukturierten Überblick und hilft dabei, im Krankheitsfall den Überblick über Rechnungen, Fristen und Zahlungsansprüche zu behalten.

Was Selbstständige im Krankheitsfall rechnungstechnisch beachten müssen

Bevor konkrete Handlungsschritte besprochen werden, lohnt ein Blick auf die Ausgangssituation. Selbstständige und Freiberufler sind in Deutschland sozialrechtlich nicht mit Arbeitnehmern gleichgestellt. Das bedeutet: Fällt die Arbeitsleistung krankheitsbedingt aus, fließen keine Zahlungen von Arbeitgeberseite. Gleichzeitig laufen Fristen, vertragliche Pflichten und steuerliche Anforderungen weiter. Das Thema Rechnungsstellung bei Krankheit berührt deshalb gleich mehrere Bereiche: das Auftragsrecht, das Steuerrecht sowie das eigene finanzielle Risikomanagement.

Im Folgenden werden die vier zentralen Themenbereiche verglichen und erklärt: bereits erbrachte Leistungen, laufende Aufträge, offene Forderungen sowie die Kommunikation mit Auftraggebern. Dazu gibt es eine Übersichtstabelle und eine abschließende Einschätzung.

Bereits erbrachte Leistungen: Rechnung stellen trotz Krankheit

Abgeschlossene Aufträge können und müssen abgerechnet werden

Sobald eine Leistung vollständig erbracht wurde, entsteht der Zahlungsanspruch, unabhängig davon, ob die selbstständige Person im Anschluss erkrankt. Die Rechnung für bereits abgeschlossene Aufträge darf und sollte daher auch während einer Krankheitsphase ausgestellt werden. Wer dies hinauszögert, riskiert, dass Fristen aus dem Vertrag oder aus dem Handelsgesetzbuch versäumt werden.

Wichtig: Das Rechnungsdatum bestimmt, wann die gesetzliche Umsatzsteuer-Voranmeldepflicht greift. Wer im laufenden Monat erkrankt, aber noch abgerechnete Leistungen aus dem Vormonat offen hat, sollte diese zeitnah fakturieren, um keine steuerlichen Nachteile zu riskieren.

Teilabrechnung bei mehrstufigen Projekten

Bei Projekten, die in Phasen unterteilt sind, empfiehlt sich die Abrechnung nach Meilensteinen. Wurde eine Phase abgeschlossen, bevor die Erkrankung eingetreten ist, kann dafür eine Teilrechnung ausgestellt werden. Das sichert den bereits entstandenen Honoraranspruch und erleichtert die Liquiditätsplanung. Wer im Vertrag entsprechende Abschlagszahlungen vereinbart hat, steht hier deutlich besser da als jemand, der ausschließlich auf eine Schlussrechnung setzt.

Laufende Aufträge: Was gilt, wenn die Arbeit pausiert?

Unmöglichkeit der Leistung und ihre Folgen

Wenn eine Erkrankung dazu führt, dass ein vereinbarter Auftrag nicht oder nicht rechtzeitig abgeliefert werden kann, stellt sich die Frage nach der rechtlichen Einordnung. Das Bürgerliche Gesetzbuch unterscheidet zwischen vorübergehender und dauerhafter Unmöglichkeit. Bei einer vorübergehenden Erkrankung verschiebt sich in der Regel die Leistungspflicht, sofern keine strikten Termine vereinbart wurden. Der Auftragnehmer sollte den Auftraggeber unverzüglich informieren und eine realistische neue Frist vorschlagen.

Wichtig für die Rechnungsstellung: Für noch nicht erbrachte Leistungen darf grundsätzlich keine Rechnung ausgestellt werden. Anders verhält es sich, wenn ein Werkvertrag anteilig erfüllt wurde oder der Auftraggeber ausdrücklich eine Teillieferung akzeptiert.

Klauseln im Vertrag können entscheidend sein

Viele Standardverträge im Freelancer-Bereich enthalten Regelungen zu Krankheit und Ausfall. Wer solche Klauseln kennt, kann schneller und sicherer handeln. Relevant sind insbesondere: Regelungen zu Vertragsrücktritt, Schadensersatzpflichten und Nachlieferungsrechten. Selbstständige sollten ihre laufenden Verträge im Krankheitsfall konkret prüfen, bevor sie Rechnungen versenden oder Zahlungsansprüche geltend machen.

Offene Forderungen verwalten: Mahnwesen trotz Ausfall

Zahlungsfristen laufen auch bei Krankheit weiter

Offene Rechnungen, die vor der Erkrankung ausgestellt wurden, verlieren durch die Krankheit nicht ihre Wirksamkeit. Zahlungsfristen gegenüber Auftraggebern laufen unverändert weiter. Wer im Krankenstand merkt, dass eine Zahlung ausbleibt, kann und sollte trotzdem eine Zahlungserinnerung versenden. Das muss nicht unbedingt persönlich geschehen: Steuerberater, Bürodienstleister oder Buchhaltungstools können dies übernehmen.

Verzögert sich das Mahnwesen durch die Krankheit erheblich, kann das in Einzelfällen dazu führen, dass Verzugszinsen nicht vollständig geltend gemacht werden können. Deshalb lohnt es sich, das Forderungsmanagement so weit wie möglich zu automatisieren.

Verjährung und Fristen nicht aus dem Blick verlieren

Die reguläre Verjährungsfrist für Honorarforderungen beträgt in Deutschland drei Jahre. Erkrankungen, selbst längere, unterbrechen diese Frist nicht automatisch. Wer also bemerkt, dass eine bereits Jahre alte Forderung noch offen ist, sollte rasch handeln, denn Krankheit allein hemmt die Verjährung nicht. Im Einzelfall kann eine anwaltliche Einschätzung sinnvoll sein, insbesondere wenn größere Beträge im Raum stehen.

Wer gleichzeitig mit einer krankheitsbedingten Vertragskündigung durch einen Auftraggeber konfrontiert ist, sollte auch prüfen, ob Ansprüche auf eine Kündigung wegen Krankheit Abfindung bestehen, denn solche Konstellationen sind rechtlich komplex und nicht immer eindeutig geregelt.

Kommunikation mit Auftraggebern: Transparent, aber professionell

Frühzeitige Information schützt die Geschäftsbeziehung

Auftraggeber reagieren in der Regel verständnisvoller, wenn sie früh und klar informiert werden. Wer schweigt und Fristen verstreichen lässt, riskiert Vertrauensverlust und im schlimmsten Fall Schadensersatzforderungen. Eine kurze, sachliche Mitteilung über die Erkrankung und eine grobe Einschätzung zur Wiederaufnahme der Arbeit reicht in den meisten Fällen aus. Details zur Diagnose sind nicht erforderlich.

Gleichzeitig empfiehlt es sich, klar zu kommunizieren, welche Rechnungen bereits ausgestellt wurden und welche Zahlungen erwartet werden. So entsteht keine Unklarheit auf Auftraggerberseite.

Stellvertretungen und Übergangslösungen

In manchen Branchen ist es möglich, einen Teil der Arbeit an Kollegen oder andere Selbstständige zu übergeben, sofern der Vertrag dies erlaubt. Das hat auch rechnungstechnisch Konsequenzen: Wird ein Subunternehmer eingebunden, muss die Abrechnung entsprechend angepasst werden. Wer eine Übergangslösung plant, sollte dies vorab mit dem Auftraggeber abstimmen und schriftlich festhalten.

Vergleich: Rechnungsszenarien bei Krankheit im Überblick

Situation	Rechnung möglich?	Besonderheiten
Leistung vollständig erbracht, vor Krankheit	Ja, uneingeschränkt	Frist und Datum beachten
Projektphase abgeschlossen (Meilenstein)	Ja, als Teilrechnung	Vertragliche Regelung prüfen
Leistung noch nicht erbracht	Nein	Ausnahme: vertraglich vereinbarte Abschlagszahlungen
Offene Rechnung aus Vorperiode	Ja, Mahnwesen weiterführen	Automatisierung empfehlenswert
Auftrag durch Krankheit unterbrochen	Teilabrechnung möglich	Auftraggeber informieren
Verjährungsfrist läuft ab	Handlungsbedarf	Krankheit hemmt Verjährung nicht automatisch

Einschätzung: Was Selbstständige jetzt konkret tun sollten

Die Rechnungsstellung bei Krankheit ist kein Randthema, sondern ein echtes Risiko für die Liquidität. Wer bereits vor dem Ernstfall klare Strukturen schafft, steht deutlich besser da. Dazu gehören drei konkrete Maßnahmen:

Erstens sollten alle laufenden Verträge auf Klauseln zu Krankheit und Ausfall geprüft werden. Wer weiß, was vertraglich gilt, kann im Krankheitsfall schneller und sicherer entscheiden.

Zweitens empfiehlt sich ein standardisierter Rechnungsprozess mit möglichst wenig manuellem Aufwand. Buchhaltungssoftware mit automatischer Mahnung und Fristenüberwachung ist dabei keine Komfortlösung, sondern ein ernsthaftes Sicherheitsnetz.

Drittens lohnt es sich, einen steuerlichen Berater zu benennen, der im Notfall kurzfristig Rechnungen versenden oder Fristen im Blick behalten kann. Wer das organisiert hat, verliert im Krankheitsfall deutlich weniger.

Generell gilt: Das Thema, ob und unter welchen Umständen eine Rechnung gestellt werden kann, ist trennbar von der Frage, ob Leistungen ordnungsgemäß erbracht wurden. Beides sollte nicht vermischt werden, weder gegenüber Auftraggebern noch gegenüber dem Finanzamt.

Häufig gestellte Fragen

Darf man eine Rechnung stellen, wenn man krank ist und noch nicht geliefert hat?

Grundsätzlich darf eine Rechnung nur für tatsächlich erbrachte Leistungen ausgestellt werden. Für noch nicht erbrachte Leistungen ist eine Rechnungsstellung nur dann zulässig, wenn vertraglich eine Vorauszahlung oder ein Abschlag vereinbart wurde. Wer eine Rechnung ohne Leistungsnachweis ausstellt, riskiert steuerrechtliche und zivilrechtliche Probleme.

Wie lange kann man warten, bis man eine Rechnung nach einer Krankheit ausstellt?

Es gibt keine einheitliche gesetzliche Frist für die Rechnungsstellung nach Leistungserbringung. Für umsatzsteuerliche Zwecke sollte die Rechnung jedoch spätestens sechs Monate nach der Leistungserbringung ausgestellt werden. Im B2B-Bereich sind kürzere vertragliche Fristen üblich. Wer zu lange wartet, riskiert außerdem, dass Auftraggeber die Forderung anfechten.

Was passiert mit offenen Rechnungen, wenn die Krankheit länger andauert?

Offene Rechnungen behalten ihre Gültigkeit, unabhängig von der Dauer der Erkrankung. Zahlungsfristen laufen weiter, und auch das Mahnwesen sollte nicht pausieren. Selbstständige sollten eine Vertrauensperson oder einen Dienstleister benennen, der im Krankheitsfall das Forderungsmanagement übernimmt. Verjährungsfristen werden durch Krankheit in der Regel nicht automatisch gehemmt.