E-Rechnungspflicht 2026: Welche Fristen Unternehmen kennen und wie sie ihre Rechnungsstellung vorbereiten

Die Digitalisierung der Buchhaltung verändert die Rechnungsstellung in Deutschland grundlegend. Während viele Selbstständige und kleinere Unternehmen ihre Rechnungen bislang mit Word, Excel oder einer klassischen PDF-Vorlage erstellt haben, gewinnt die elektronische Rechnung zunehmend an Bedeutung. Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue gesetzliche Anforderungen für den Rechnungsaustausch zwischen inländischen Unternehmen.

Allerdings bedeutet die Einführung der E-Rechnungspflicht nicht, dass jeder Betrieb sofort sämtliche Ausgangsrechnungen in einem neuen Format erstellen muss. Der Gesetzgeber hat Übergangsfristen vorgesehen, die insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen mehr Zeit für die Umstellung geben.

Wer die neuen Regelungen kennt, kann seine Rechnungsprozesse rechtzeitig anpassen und unnötige Kosten vermeiden. Dabei spielen die Unternehmensgröße, die Art der Kunden und das verwendete Rechnungsformat eine wichtige Rolle.

Was ist eine E-Rechnung und worin unterscheidet sie sich von einer PDF-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben ist ein Rechnungsdokument, das in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Die enthaltenen Daten müssen sich elektronisch weiterverarbeiten lassen.

Eine gewöhnliche PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht. Obwohl sie digital versendet werden kann, enthält sie in der Regel keine strukturierten Rechnungsdaten, die eine Buchhaltungssoftware unmittelbar auslesen und verarbeiten kann.

Zu den gängigen E-Rechnungsformaten gehören:

• XRechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das insbesondere im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern verwendet wird.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Rechnungsformat, das eine lesbare PDF-Darstellung mit maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Voraussetzung ist ein geeignetes, normkonformes Profil.
• Andere EN-16931-konforme Formate: Auch weitere strukturierte Formate können unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein.

Die Umstellung bietet praktische Vorteile. Rechnungsinformationen müssen seltener manuell übertragen werden, wodurch sich Fehler bei der Dateneingabe reduzieren lassen. Außerdem können Unternehmen die Rechnungsprüfung, Zahlungszuordnung und Archivierung stärker automatisieren.

E-Rechnungspflicht: Welche Fristen gelten 2026, 2027 und 2028?

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise. Dabei wird zwischen dem Empfang und der Ausstellung elektronischer Rechnungen unterschieden.

Seit Anfang 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten dagegen mehrere Übergangsfristen.

Zeitraum	Gesetzliche Anforderungen
Seit 1. Januar 2025	Unternehmen müssen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können.
Bis 31. Dezember 2026	Rechnungsaussteller dürfen im Rahmen der Übergangsregelungen weiterhin Papier- oder mit Zustimmung des Empfängers einfache PDF-Rechnungen verwenden.
Ab 1. Januar 2027	Die Übergangsregelung für sonstige Rechnungen endet grundsätzlich für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro maßgeblichem Vorjahresumsatz.
Bis 31. Dezember 2027	Unternehmen mit einem maßgeblichen Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen die verlängerte Übergangsregelung nutzen. Für bestimmte EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Sonderregelung.
Ab 1. Januar 2028	Für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze müssen grundsätzlich E-Rechnungen ausgestellt werden, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Gerade für Handwerksbetriebe, Dienstleister und kleinere Unternehmen empfiehlt sich eine frühzeitige Beschäftigung mit den einzelnen Stichtagen. Eine detaillierte Übersicht über die Fristen zur E-Rechnungspflicht zeigt, welche Anforderungen für unterschiedliche Betriebsgrößen gelten und wie Unternehmen ihre Umstellung vorbereiten können.

Wichtig ist, dass die Umsatzgrenze von 800.000 Euro nicht pauschal mit der allgemeinen Kleinunternehmerregelung gleichgesetzt werden darf. Für die verlängerte Übergangsfrist ist der maßgebliche Vorjahresumsatz nach den gesetzlichen Vorgaben relevant.

Welche Unternehmen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die neuen Regelungen betreffen grundsätzlich den Rechnungsaustausch zwischen inländischen Unternehmen, sofern eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht.

Dazu zählen beispielsweise Handwerksunternehmen, Handelsbetriebe, Freiberufler, Agenturen und andere selbstständig tätige Unternehmer.

Allerdings gelten verschiedene Ausnahmen.

Rechnungen an Privatkunden

Rechnungen an private Endverbraucher fallen grundsätzlich nicht unter die neue E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Ein Handwerksbetrieb, der eine Leistung für einen privaten Haushalt erbringt, kann deshalb weiterhin eine gewöhnliche Rechnung ausstellen.

Andere gesetzliche Anforderungen an die Rechnungsausstellung bleiben davon unberührt.

Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro gelten vereinfachte Vorschriften. Solche Kleinbetragsrechnungen müssen auch künftig nicht zwingend als E-Rechnung ausgestellt werden.

Kleinunternehmer

Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwenden, sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für ihre entsprechenden Leistungen ausgenommen.

Dennoch müssen auch Kleinunternehmer grundsätzlich darauf vorbereitet sein, elektronische Rechnungen von anderen Unternehmen zu empfangen.

Wer weiterhin klassische Rechnungen ausstellt, sollte dabei auf die korrekten Pflichtangaben achten. Hilfreich sind beispielsweise geeignete Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmer, die sich für die Erstellung herkömmlicher Rechnungen verwenden lassen.

Warum klassische Rechnungsvorlagen weiterhin wichtig bleiben

Viele Betriebe nutzen seit Jahren standardisierte Rechnungsvorlagen. Diese enthalten die notwendigen Informationen zu Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und Zahlungsbetrag.

Auch mit der zunehmenden Verbreitung elektronischer Rechnungen behalten solche Vorlagen ihre Berechtigung.

Sie können beispielsweise für Rechnungen an Privatpersonen, bestimmte Kleinbetragsrechnungen oder andere gesetzlich ausgenommene Fälle eingesetzt werden.

Auf rechnungen-muster.de stehen unterschiedliche Vorlagen und Muster für die Rechnungsstellung zur Verfügung. Diese helfen besonders Selbstständigen dabei, herkömmliche Rechnungsdokumente übersichtlich und einheitlich zu gestalten.

Eine wichtige Einschränkung bleibt jedoch bestehen: Eine gewöhnliche Word-, Excel- oder PDF-Vorlage erzeugt nicht automatisch eine rechtskonforme E-Rechnung. Dafür muss die verwendete Lösung strukturierte Rechnungsdaten in einem zulässigen Format bereitstellen.

So bereiten Unternehmen ihre Buchhaltung auf die E-Rechnung vor

Die Einführung elektronischer Rechnungen muss nicht zwangsläufig mit einer vollständigen Umstellung der gesamten Buchhaltung verbunden sein. Häufig können bestehende Prozesse schrittweise angepasst werden.

1. Bestehende Rechnungsprozesse analysieren

Zunächst sollten Unternehmen erfassen, wie Rechnungen derzeit erstellt, versendet, empfangen und archiviert werden.

Wichtige Fragen sind beispielsweise:

• Welche Rechnungen werden an andere Unternehmen ausgestellt?
• Wie viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen fallen monatlich an?
• Welche Rechnungssoftware wird derzeit verwendet?
• Können eingehende XML-Rechnungen bereits verarbeitet werden?
• Wie erfolgt die gesetzeskonforme Archivierung?

Durch diese Bestandsaufnahme lassen sich technische und organisatorische Schwachstellen erkennen.

2. Geeignete Rechnungssoftware auswählen

Moderne Rechnungsprogramme können strukturierte Rechnungsdaten erzeugen und teilweise direkt an andere Buchhaltungssysteme übertragen.

Bei der Auswahl sollten Unternehmen insbesondere darauf achten, dass die Software geeignete E-Rechnungsformate unterstützt, Rechnungspflichtangaben korrekt verarbeitet und Schnittstellen zur vorhandenen Buchhaltung bietet.

Nicht jeder Betrieb benötigt dafür eine umfangreiche Unternehmenssoftware. Bei wenigen Rechnungen pro Monat kann bereits eine einfache Lösung ausreichen.

3. Rechnungsempfang organisieren

Seit 2025 muss der Empfang elektronischer Rechnungen grundsätzlich möglich sein. Dafür kann bereits ein funktionierendes E-Mail-Postfach ausreichen.

Allerdings endet die praktische Aufgabe nicht mit dem Empfang der Datei. Unternehmen müssen die Rechnung auch inhaltlich prüfen und ordnungsgemäß aufbewahren können.

Bei XML-basierten Rechnungen ist deshalb ein geeignetes Anzeigeprogramm hilfreich, damit Mitarbeiter die enthaltenen Daten nachvollziehen können.

4. Digitale Archivierung sicherstellen

Elektronische Rechnungen müssen entsprechend den geltenden steuerlichen Aufbewahrungsvorschriften gespeichert werden.

Für Buchungsbelege gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei E-Rechnungen muss insbesondere der strukturierte Datenteil erhalten bleiben.

Wer eine E-Rechnung lediglich ausdruckt und anschließend die ursprüngliche XML-Datei löscht, erfüllt die Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung nicht.

Die eingesetzte Archivierungslösung sollte daher eine nachvollziehbare, unveränderte Speicherung ermöglichen und die Anforderungen der GoBD berücksichtigen.

5. Mitarbeiter und Geschäftspartner informieren

Auch organisatorische Maßnahmen erleichtern die Umstellung. Mitarbeiter sollten wissen, wie sich elektronische Rechnungen erkennen, prüfen und weiterverarbeiten lassen.

Darüber hinaus empfiehlt sich eine Abstimmung mit Steuerberatern, Buchhaltungsdienstleistern und wichtigen Geschäftspartnern. So können Unternehmen frühzeitig klären, welche Formate und Übertragungswege im Geschäftsverkehr verwendet werden.

Welche Pflichtangaben muss eine E-Rechnung enthalten?

Die Einführung eines neuen Rechnungsformats verändert nicht grundsätzlich die steuerrechtlichen Pflichtangaben einer Rechnung.

Je nach Rechnungsart müssen weiterhin unter anderem folgende Informationen enthalten sein:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Waren beziehungsweise Umfang und Art der erbrachten Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt, gegebenenfalls Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
• Hinweise auf Steuerbefreiungen oder besondere umsatzsteuerliche Regelungen, soweit erforderlich

Bei strukturierten E-Rechnungen müssen die vorgeschriebenen Angaben im relevanten Datenteil enthalten sein. Eine Information ausschließlich in einer beigefügten PDF-Datei reicht nicht in jedem Fall aus.

Wer bisher mit klassischen Vorlagen arbeitet, kann sich an den vorhandenen Rechnungsmustern orientieren, um den allgemeinen Aufbau einer Rechnung besser nachzuvollziehen.

Was passiert, wenn Unternehmen die E-Rechnungspflicht nicht einhalten?

Fehlerhafte oder nicht ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen können unterschiedliche steuerliche und organisatorische Folgen haben.

Insbesondere bei Rechnungen zwischen Unternehmen können formale Fehler zu Rückfragen, notwendigen Rechnungsberichtigungen oder Problemen beim Vorsteuerabzug führen.

Auch Verzögerungen bei der Bezahlung sind möglich, wenn Geschäftspartner zunächst eine ordnungsgemäße Rechnung verlangen.

Unternehmen sollten deshalb nicht erst unmittelbar vor dem jeweiligen Stichtag mit der technischen Umstellung beginnen.

Wer bereits 2026 geeignete Prozesse für den Empfang und die Erstellung strukturierter Rechnungen etabliert, kann spätere Anpassungen mit weniger Zeitdruck durchführen.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Muss ich 2026 bereits E-Rechnungen ausstellen?

Nein, grundsätzlich können Rechnungsaussteller innerhalb der gesetzlichen Übergangsregelungen bis Ende 2026 weiterhin sonstige Rechnungen verwenden. Der Empfang von E-Rechnungen muss dagegen grundsätzlich bereits seit Januar 2025 möglich sein.

Ist eine PDF-Rechnung eine gültige E-Rechnung?

Eine einfache PDF-Rechnung gilt seit 2025 nicht mehr als E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Definition. Sie kann während der Übergangsfristen oder bei gesetzlichen Ausnahmen weiterhin zulässig sein. Bei elektronischer Übermittlung als sonstige Rechnung ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Welche Unternehmen müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?

Ab 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist. Eine Verlängerung bis Ende 2027 gilt insbesondere für Rechnungsaussteller, deren maßgeblicher Vorjahresumsatz 800.000 Euro nicht überschreitet. Für andere Unternehmen ist die Ausstellung einer E-Rechnung bei betroffenen Umsätzen grundsätzlich verpflichtend.

Sind Kleinunternehmer ebenfalls betroffen?

Kleinunternehmer sind grundsätzlich zum Empfang von E-Rechnungen verpflichtet, müssen ihre eigenen Rechnungen nach der geltenden Ausnahmeregelung aber nicht zwingend als E-Rechnung ausstellen.

Kann ich weiterhin Word- oder Excel-Rechnungsvorlagen verwenden?

Ja, sofern für die betreffende Rechnung keine Pflicht zur Ausstellung einer strukturierten E-Rechnung besteht. Für verpflichtende E-Rechnungen reicht eine gewöhnliche Word-, Excel- oder PDF-Datei hingegen nicht aus.

Fazit: Die E-Rechnung wird zum Standard im Geschäftsverkehr

Die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht verändert die Rechnungsstellung deutscher Unternehmen nachhaltig. Während der Empfang strukturierter Rechnungen bereits seit 2025 grundsätzlich verpflichtend ist, können Rechnungsaussteller für die Umstellung noch bestimmte Übergangsfristen nutzen.

Für kleinere Betriebe bietet sich dadurch die Gelegenheit, ihre Buchhaltungsprozesse schrittweise zu modernisieren. Eine passende Software, klar geregelte Zuständigkeiten und eine ordnungsgemäße Archivierung schaffen die Grundlage für einen zuverlässigen elektronischen Rechnungsaustausch.

Klassische Rechnungsvorlagen werden auch künftig dort benötigt, wo gesetzliche Ausnahmen bestehen oder Rechnungen an Privatkunden ausgestellt werden. Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen werden strukturierte Rechnungsformate dagegen zunehmend zum Standard.

Weiterführende Informationen: Die offiziellen Erläuterungen des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung bieten einen Überblick über die geltenden gesetzlichen Regelungen und Ausnahmen.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.