Wallets, Apps und Onlinepayments: Welche Lösungen im DACH-Raum buchhaltungstaugliche Nachweise liefern

Digitale Bezahlmethoden gehören heute zum geschäftlichen Alltag – von kleinen Beträgen im Onlinehandel bis hin zu regelmäßigen Zahlungen für Dienstleistungen. Ob Kunden per Wallet, über eine Bank-App oder über internationale Dienste bezahlen, hat nicht nur Einfluss auf die Zahlungsabwicklung selbst, sondern auch auf die Art und Qualität der Nachweise, die Unternehmer später für ihre Buchhaltung benötigen. Denn jede Zahlung, ob im Online-Shop, im Gastronomiebetrieb oder im Dienstleistungsbereich, muss am Ende des Monats sauber dokumentiert sein.

Digitale Lösungen verändern zunehmend, wie diese Nachweise entstehen. Wo früher ausschließlich Kontoauszüge oder Papierquittungen genutzt wurden, stehen heute App-Bestätigungen, PDF-Belege oder strukturierte Exporte zur Verfügung. Die Vielfalt ist groß – und gerade im deutschsprachigen Raum nutzen Verbraucher und Unternehmen unterschiedliche Systeme parallel.

Vielfalt moderner Wallets und Zahlungsanwendungen 

Wer heute online einkauft, digitale Angebote nutzt oder Freunden Geld sendet, stößt auf eine breite Auswahl an Zahlungsoptionen. Hinter jeder Anwendung stehen unterschiedliche technische Abläufe, Datenstrukturen und Arten von Zahlungsbestätigungen. Für Unternehmer bedeutet das: Je besser man die Funktionsweise versteht, desto einfacher lassen sich die Belege später im Rechnungswesen nutzen.

Internationale Dienste wie PayPal gehören im DACH-Raum zu den am häufigsten genutzten Onlinezahlungsmethoden. Nutzer verbinden ihr Konto, bezahlen im Online-Shop oder senden Geld an andere Personen. Der Vorteil: Händler und Kunden erhalten klare digitale Bestätigungen, die sich gut archivieren lassen.

In den letzten Jahren sind aber auch europäische Dienste entstanden, die stärker mit Bankkonten verknüpft sind. Ein Beispiel ist Wero, das in Deutschland und Österreich von einer wachsenden Zahl an Banken unterstützt wird. Hier reicht die Angabe einer Telefonnummer, um Geld in Echtzeit zu senden. Die eigentliche Zahlung läuft dabei über das Bankkonto – damit entstehen Nachweise vor allem über die Bank, nicht über die App selbst.

Daneben existieren regionale Systeme, die in einem Land nahezu flächendeckend genutzt werden, aber außerhalb kaum eine Rolle spielen. Ein prominentes Beispiel ist TWINT in der Schweiz. An Supermarktkassen, in Restaurants oder auf Märkten wird häufig per QR-Code bezahlt; auch Online-Shops bieten TWINT an. Die Zahlungsbestätigung erscheint sofort in der App; die Kontobuchung erfolgt je nach Bank zeitnah.

Doch auch  PostFinance ist eine führende Zahlungsoption der Schweiz und im digitalen Raum besonders stark und ist im Unterhaltungssektor sogar im iGaming vertreten. Wenn Spieler im Casino mit PostFinance einzahlen, dann ist das Guthaben sofort verfügbar und sie können direkt mit dem Spielen beginnen.

Wichtig sind zudem gerätebasierte Wallets wie Apple Pay und Google Wallet, die DACH-weit verbreitet sind. Nutzer hinterlegen ihre Karten, bezahlen kontaktlos im Handel oder nutzen die Wallet beim Onlinekauf. Manche Webshops und Spiele-Portale akzeptieren Google Pay als Zahlungsart, vor allem wenn Käufe nicht über die offiziellen In-App-Kaufsysteme der App-Stores laufen.

Für die Buchhaltung ist allerdings entscheidend: Die Wallet selbst erzeugt keine eigenständigen Belege – die Informationen stammen immer vom Kartenanbieter oder dem zugehörigen Bankkonto. Durch diese Vielfalt entstehen im Alltag sehr unterschiedliche Arten von Zahlungsdokumenten. Manche Dienste liefern strukturierte Nachweise, andere nur einfache Bestätigungen. Für Unternehmen ist daher entscheidend, ob sich die Daten zuverlässig exportieren lassen und ob alle steuerlich relevanten Informationen enthalten sind.

Tauglichkeit für Belege, Quittungen und Buchhaltung

Damit digitale Zahlungen in der Buchhaltung verwendet werden können, müssen sie bestimmte Anforderungen erfüllen: klare Zuordnung, vollständige Angaben und eine archivfähige Darstellung. Die wichtigsten Anwendungen im DACH-Raum unterscheiden sich dabei deutlich.

PayPal bietet die umfassendsten Möglichkeiten. Jede Zahlung kann als PDF oder CSV heruntergeladen werden, inklusive Datum, Betrag, Gebühren und Referenznummern. Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen PayPal direkt, wodurch der Import automatisiert ablaufen kann. Diese Struktur erleichtert die Dokumentation spürbar.

Wero liefert seine Belege über das jeweilige Bankkonto. Die Nutzung ähnelt damit klassischen Überweisungen – der Nachweis entsteht auf dem Kontoauszug. Die App selbst bietet bislang keine Exporte. Für kleinere Unternehmen oder Selbstständige ist die Nutzung dadurch unkompliziert, aber weniger umfangreich als bei PayPal.

TWINT zeigt Transaktionsdetails direkt in der App an. Für Onlinezahlungen erhält man zusätzlich digitale Bestätigungen. Da allerdings keine vollständigen Exporte verfügbar sind, erfolgen buchhalterische Nachweise meist über die Bank, nicht über die App.

PostFinance Pay nutzt die Bankstruktur von PostFinance. Schweizer Unternehmen können PDF- und CSV-Auszüge erstellen und so alle Bewegungen dokumentieren. Für Deutschland und Österreich ist der Dienst jedoch nicht relevant.

Apple Pay und Google Wallet sind praktische Ergänzungen für den Alltag, erzeugen jedoch keine eigenen Belege. Unternehmer greifen deshalb stets auf die Abrechnungen ihrer Karten oder Bankkonten zurück.

Für Unternehmen zeigt sich damit ein klares Bild:
Während einige Anwendungen komfortabel sind, eignen sich nur wenige für eine strukturierte, nachweisbare Buchhaltung. Besonders PayPal erfüllt diese Anforderungen DACH-weit am zuverlässigsten. Bei allen anderen Systemen hängt die Qualität der Belege vor allem von der Bank ab, über die die Zahlung letztlich abgewickelt wurde.