Investitionskosten berechnen: So kalkulieren Profis

Eine neue Maschine kostet 60.000 Euro. So steht es im Angebot, und so landet die Zahl in der Planung. Zwei Jahre später zeigt die Nachkalkulation 94.000 Euro. Der Unterschied liegt nicht am Lieferanten, sondern an einer unvollständigen Kalkulation.

Investitionskosten umfassen alle Aufwendungen, die entstehen, wenn ein langlebiger Vermögenswert angeschafft, gebaut, installiert und nutzbar gemacht wird. Von den laufenden Betriebskosten unterscheiden sie sich dadurch, dass sie einmalig anfallen und über die Nutzungsdauer verteilt werden. Diese fünf Schritte führen zur belastbaren Zahl.

Schritt 1: Direkte Anschaffungskosten erfassen

Der einfachste Teil, weil die Beträge auf Angeboten stehen. Dazu gehören der Kaufpreis, Rabatte und Skonti, Transport, Zoll und Versicherung während des Transports sowie Aufstellung und Montage.

Zwei Punkte werden dabei regelmäßig falsch behandelt:

• Skonto mindert die Anschaffungskosten, es ist kein Finanzertrag.
• Die Umsatzsteuer gehört nicht dazu, sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind. Kleinunternehmer rechnen dagegen brutto.

Am Ende dieses Schritts steht die Zahl, die im Volksmund der Preis ist. In der Beispielrechnung: 60.000 Euro plus 3.500 Euro Transport und Montage, also 63.500 Euro.

Schritt 2: Indirekte Investitionskosten ergänzen

Hier entsteht die Lücke zwischen Angebot und Realität. Indirekte Investitionskosten sind Aufwendungen, die notwendig sind, um den Vermögenswert überhaupt nutzen zu können.

Typisch sind:

1. Bauliche Anpassungen. Fundament, Stromanschluss, Absaugung, Deckenhöhe.
2. Schulung der Mitarbeiter. Sowohl das Honorar als auch die Arbeitszeit.
3. Softwarelizenzen und Schnittstellen, wenn die Maschine in vorhandene Systeme eingebunden wird.
4. Externe Beratung, etwa für Statik, Arbeitssicherheit oder Prozessplanung.
5. Produktionsausfall während der Umstellung.
6. Werkzeuge, Vorrichtungen und Ersatzteilbevorratung.

Punkt fünf ist der teuerste und der am häufigsten vergessene. Zwei Wochen Anlauf mit halber Leistung sind bei einer Maschine, die 8.000 Euro Deckungsbeitrag pro Woche erwirtschaftet, ein Posten von 8.000 Euro.

In der Beispielrechnung kommen 18.000 Euro hinzu. Die Investition liegt damit bei 81.500 Euro, nicht bei 60.000.

Schritt 3: Kapitalkosten berechnen

Jetzt geht es um die Frage, was die gebundene Summe pro Jahr kostet. Zwei Größen bilden die Grundlage.

Abschreibung. Bei linearer Abschreibung teilen Sie die Anschaffungs- und Herstellungskosten durch die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Bei 81.500 Euro und zehn Jahren sind das 8.150 Euro pro Jahr. Welche Nutzungsdauer anzusetzen ist, ergibt sich aus den amtlichen Abschreibungstabellen; die gesetzliche Grundlage steht in § 7 EStG.

Kalkulatorische Zinsen. Sie werden auf die durchschnittliche Kapitalbindung gerechnet, also auf die Hälfte des Anschaffungswerts, sofern kein Restwert bleibt. Bei 81.500 Euro und 6 Prozent sind das 2.445 Euro pro Jahr.

Position	Betrag pro Jahr
Abschreibung (linear, 10 Jahre)	8.150 €
Kalkulatorische Zinsen (6 % auf 40.750 €)	2.445 €
Wartung und Instandhaltung	3.000 €
Energie	4.200 €
Versicherung, Raumkosten	1.100 €
Jahreskosten gesamt	18.895 €

Erst diese Summe ist die Vergleichsgröße, wenn zwei Investitionsoptionen gegeneinander antreten.

Wer Finanzierungskosten statt kalkulatorischer Zinsen ansetzt, rechnet mit den tatsächlichen Kreditkosten. Eine schnelle Gegenrechnung verschiedener Laufzeiten und Zinssätze lässt sich über www.finanzierungsrechner.online machen, bevor die Zahlen in den Investitionsantrag wandern.

Schritt 4: Die Vorteilhaftigkeit prüfen

Mit den Jahreskosten lassen sich die klassischen Verfahren der Investitionsrechnung anwenden. Vier reichen für die meisten Entscheidungen aus.

Kostenvergleichsrechnung. Zwei Optionen, gleiche Leistung, niedrigere Jahreskosten gewinnen. Einfach und für Ersatzinvestitionen meist ausreichend.

Amortisationsrechnung. Investitionssumme geteilt durch den jährlichen Rückfluss. Bei 81.500 Euro und 24.000 Euro jährlicher Einsparung sind das 3,4 Jahre. Als Faustregel sollte die Amortisationszeit deutlich unter der Nutzungsdauer liegen.

Kapitalwertmethode. Alle künftigen Zahlungsströme werden auf den heutigen Zeitpunkt abgezinst. Ist der Kapitalwert positiv, ist die Investition vorteilhaft. Das ist das genaueste der einfachen Verfahren, weil es den Zeitwert des Geldes berücksichtigt.

Interner Zinsfuß. Die Verzinsung, bei der der Kapitalwert null wird. Nützlich für den Vergleich mit alternativen Kapitalanlagen.

Rechnen Sie mindestens zwei Verfahren. Wenn Kostenvergleich und Kapitalwert zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen, liegt es fast immer an der zeitlichen Verteilung der Rückflüsse, und dann ist der Kapitalwert die verlässlichere Größe.

Schritt 5: Sensitivität testen

Jede Investitionsrechnung beruht auf Annahmen. Der letzte Schritt prüft, wie robust das Ergebnis ist.

Verändern Sie dafür drei Größen einzeln um jeweils 20 Prozent nach oben und unten:

• die erwartete Auslastung
• den Energiepreis
• die Nutzungsdauer

Kippt die Entscheidung bei einer dieser Änderungen, kennen Sie Ihren kritischen Faktor. Bei einer Maschine ist das fast immer die Auslastung, bei energieintensiven Anlagen der Strompreis.

Ergänzen Sie außerdem eine schlichte Frage: Was kostet es, nicht zu investieren? Stillstandszeiten, Reparaturen an der alten Anlage und entgangene Aufträge gehören auf die andere Seite der Rechnung.

Halten Sie die Annahmen schriftlich fest, und zwar mit Datum und Quelle. Wenn die Investition zwei Jahre später bewertet wird, ist die entscheidende Frage nicht, ob die Prognose gestimmt hat, sondern welche Annahme daneben lag. Nur so wird aus einer Nachkalkulation eine Verbesserung der nächsten Kalkulation.

Die Kalkulation in Kurzform

• direkte Anschaffungskosten inklusive Transport und Montage erfassen
• indirekte Kosten für Umbau, Schulung und Anlauf ergänzen, meist 20 bis 40 Prozent
• Abschreibung und kalkulatorische Zinsen auf Jahresbasis berechnen
• laufende Betriebskosten hinzurechnen und die Jahreskosten bilden
• mindestens zwei Verfahren der Investitionsrechnung anwenden
• Ergebnis gegen veränderte Annahmen testen

Ein letzter Hinweis zur Praxis: Trennen Sie die Kalkulation von der Entscheidung. Wer beides in einem Termin zusammenlegt, rechnet unbewusst auf das gewünschte Ergebnis hin. Legen Sie die Zahlen fertig zusammen, lassen Sie sie eine Nacht liegen und entscheiden Sie am nächsten Tag. Bei Beträgen im fünf- oder sechsstelligen Bereich ist das die günstigste Qualitätssicherung, die es gibt.

Der zweite Punkt trennt die realistische von der schönen Rechnung. Wer die 20 bis 40 Prozent Zuschlag von Anfang an einplant, erlebt in der Nachkalkulation keine Überraschung.

Auf der Erlösseite hängt vieles daran, wie zuverlässig das Geld zurückfließt. Welche Pflichtangaben in Rechnungen stehen müssen, entscheidet darüber, ob eine Forderung überhaupt durchsetzbar ist. Und wer die Kalkulation dauerhaft sauber halten will, findet in der Übersicht zum Rechnungswesen die Grundlagen, auf denen jede Investitionsrechnung aufsetzt.