Fahrtenbuch
Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist die Aufzeichnung aller Fahrten, die ein Unternehmer oder Angestellter mit einem Geschäftsfahrzeug tätigt. Ist ein PKW Teil des Betriebsvermögens eines Unternehmens, wird seitens der Finanzbehörden immer ein privater Nutzungsanteil unterstellt. Dies gilt auch für Angestellte, die den Geschäftswagen vertraglich auch privat nutzen dürfen. Privatfahrten erhöhen den Gewinn, da zunächst alle Aufwendungen für das Fahrzeug diesen gemindert haben.
Grundsätzlich gibt es 2 mögliche Methoden, die Anteile für eine Privatnutzung zu ermitteln: Die 1%-Regelung oder das Führen eines Fahrtenbuchs. Bei der 1%-Regelung wird monatlich 1% des Bruttolistenpreises als Privatanteil pauschal angesetzt. Das Führen eines Fahrtenbuchs wird für all diejenigen empfohlen, die den PKW überwiegend nur geschäftlich nutzen und nur geringe Privatanteile haben.
Das Fahrtenbuch und die Möglichkeiten der Aufzeichnung
Wer ein Fahrtenbuch führen möchte, sollte penibel auf korrekte und vollständige Angaben achten. Die Finanzbehörden stellen hohe Anforderungen an das Führen von Fahrtenbüchern. Grundsätzlich kann ein Fahrtenbuch über verschiedene Wege geführt werden. Eine empfohlene und sichere Methode ist, dafür bereits fertig erstellte Hefte aus dem Bürobedarfshandel zu verwenden, welche bereits alle rechtsrelevanten Daten beinhalten.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich ein elektronisches Fahrtenbuch in den PKW einbauen zu lassen. Auch elektronisch geführte Fahrtenbücher werden anerkannt, sofern keine nachträglichen Änderungen mehr möglich sind, bzw. diese Änderungen ausreichend dokumentiert werden können. Eine einfach geführte Excel-Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch daher nicht.
Das Fahrtenbuch führen – so geht es richtig
Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch muss folgende Angaben enthalten:
- Datum und Ort des Fahrtbeginns
- Das Fahrtziel mit Ort und Anschrift
- Die genaue Ortsangabe (Ort und Straße) des Kunden oder Geschäftspartners bzw. der konkrete Anlass der Geschäftsfahrt
- Die gefahrenen Kilometer einschließlich des am Ende jeder Fahrt erreichten Gesamtkilometerstandes
- Wenn berufliche Fahrten aus mehreren Teilfahrten bestehen, können diese Teilfahrten zu einer zusammenfassenden Eintragung miteinander verbunden werden. Hier ist es dann ausreichend, den erreichten Gesamtkilometerstand am Ende der Fahrt aufzuzeichnen. Es müssen jedoch alle einzelnen Geschäftspartner in der korrekt aufgesuchten Reihenfolge aufgeführt werden
- Wenn die Fahrt privat unterbrochen wird, muss das Ende der Berufsfahrt mit Ortsbezeichnung und Kilometerstand erfasst werden. Die anschließende Weiterfahrt gilt dann als Privatfahrt
- Auch Privatfahrten müssen erfasst werden (hier entfällt die Pflichtangabe von Ort und Namen
Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch muss grundsätzlich zeitnah und in einer geschlossenen Form geführt werden. Das bedeutet, das Fahrtenbuch muss gebunden oder geheftet sein, lose Blätter werden von den Finanzbehörden nicht anerkannt. Entspricht ein Fahrtenbuch nicht den gesetzlichen Anforderungen, kann es schlimmstenfalls verworfen werden und die 1%-Regelung tritt dann automatisch in Kraft.
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