Belege ordentlich aufbewahren – was Privatpatienten bei Rechnungen vom Arzt und aus den Apotheken beachten sollten

Im Gegensatz zu gesetzlich Versicherten tragen Privatpatienten, Selbstzahler und Beihilfeberechtigte bei jedem Arztbesuch, jeder Apothekenrechnung oder Quittung und jedem anderen Zahlungsbeleg eine viel größere Eigenverantwortung für ihre Belege. Jede ärztliche Liquidation, jede Apothekenquittung und jeder Zahlungsbeleg kann dann für die Erstattung durch die private Krankenkasse, die Beihilfestelle oder das Finanzamt wichtig werden. Fehlen darin einzelne Angaben oder Fristen werden versäumt, drohen nicht nur Kürzungen, sondern auch ganz und gar abweisende Erstattungsbescheide.

Formforderungen zur ärztlichen und apothekerlichen Rechnung

Eine ordnungsgemäße Arztrechnung richtet sich nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ), die zahnärztlichen Leistungen unterliegt der GOZ. Gefordert werden unter anderem Datum der Behandlung, genaue Diagnose, Bezeichnung der einzelnen Leistung mit GOÄ-Ziffer, Steigerungssatz, Betrag und Begründung bei Steigerungssätzen über dem 2,3-fachen Regelsatz. Fehlen diese Angaben, ist die Rechnung nicht fällig und die Versicherung braucht die Zahlung nicht zu leisten.

Apothekenrechnungen müssen enthalten: den Namen des Präparats, die Pharmazentralnummer (PZN), die abgegebene Menge, den Einzelpreis und den Bezug auf das entsprechende Rezept. Bei Privatrezepten ist zudem wichtig, dass der ausstellende Arzt erkennbar wird. Für die steuerliche Berücksichtigung als außergewöhnliche Belastung fordern die Finanzämter meist, dass die medizinische Notwendigkeit entweder aus dem Beleg oder einem beigefügten Rezept hervorgeht.

Aufbewahrungszeiten und typische Stolpersteine

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten wie für Unternehmen bestehen für Privatpersonen nicht. Für die Praxis ist jedoch eine Aufbewahrungszeit von mindestens drei Jahren nützlich, denn innerhalb dieser Zeit verjähren die Erstattungsansprüche gegenüber der PKV (§ 195 BGB). Wer Belege für die Einkommensteuererklärung verwendet, sollte sie bis zur ablaufenden Festsetzungsfrist von vier Jahren aufbewahren, in Verlustfällen entsprechend länger. Ein häufiges Anwendungsfeld sind Selbstzahlungen für sehr teure Therapien. Wer sich zum Beispiel auf Privatrezept medizinische Cannabisblüten über eine dafür spezialisierte Apotheke besorgt, hat jeden Monat mehrere Belege beisammen: das Privatrezept, die Apothekenrechnung mit PZN und Sortenbezeichnung sowie den Zahlungsnachweis. Für die Erstattung durch die PKV müssen alle drei Dokumente zueinander passen. Weicht die Menge von der Angabe im Rezept ab oder fehlt die ärztliche Indikation, kürzen Versicherer gern.

Erstattung durch PKV und Beihilfe

Die privaten Krankenversicherer prüfen eingereichte Rechnungen, ob sie dem Versicherungsvertrag und den Musterbedingungen für die Krankheitskostenversicherung (MB/KK) entsprechen. Bevor Versicherte Rechnungen einreichen, sollten sie prüfen, ob die Leistung tarifgemäß erstattungsfähig ist, ob Selbstbehalte zur Anwendung kommen und ob eine ärztliche Verordnung vorliegt. Bei verschreibungspflichtigen Arzneimitteln verlangen die meisten Tarife das Originalrezept oder eine Kopie.

Beihilfeberechtigte reichen ihre Belege bei der zuständigen Beihilfestelle ein, die dann nach den Beihilfevorschriften des Bundes oder der Länder entscheidet. Die Fristen liegen je nach Bundesland zwischen einem und zwei Jahren nach Rechnungsdatum. Wer diese Frist versäumt, hat endgültig verloren. Eine Übersicht in Tabellenform mit Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Einreichungsstatus vermindert das Risiko doppelter und verspäteter Einreichungen erheblich.

Digitale Ablage und praktische Organisation

Die revisionssichere Ablage der Belege erfolgt praktisch sinnvollerweise nach den Grundsätzen der GoBD, auch wenn diese eigentlich nur für Unternehmen gelten. Empfehlenswert ist eine chronologische Ordnung nach dem Datum, auf den Dateien aussagefähige Dateinamen mit Datum, Aussteller und Betrag, sowie eine Sicherung an zwei unabhängigen Speicherorten. Belege im PDF-Format bleiben lange lesbar, während andere Formate wie JPEG bei mehrfachem Öffnen an Lesbarkeit einbüßen.

Wer regelmäßig hohe Krankheitskosten hat, sollte eine laufende Tabelle führen, in der Datum, Leistungserbringer, Betrag, Erstattungsquote und tatsächlich erstatteter Betrag stehen. Dadurch hat man nicht nur einen besseren Überblick über die eigenen Ausgaben, man ist auch bestens auf die jährliche Steuererklärung vorbereitet. Sobald die Summe der Krankheitskosten die zumutbare Belastung überschreitet, vermindern sich auch diese weiteren Belege steuermindernd, was die sorgfältige Dokumentation noch einmal lohnenswert macht.