Elektronisches Fahrtenbuch
Elektronisches Fahrtenbuch führen
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird seitens der Finanzbehörden grundsätzlich nur dann anerkannt, wenn sich durch das elektronische Fahrtenbuch dieselben Daten wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch ermitteln lassen. Darüber hinaus müssen nachträgliche Korrekturen oder Änderungen technisch auszuschließen oder zumindest nachvollziehbar dokumentiert werden können. Doch es können sich durch den Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs auch rechtliche Probleme ergeben.
Einsatz elektronisches Fahrtenbuch
Wer durch den Einsatz eines Fahrtenbuchs Steuern sparen möchte, muss einmal im Jahr eine Aufzeichnung sämtlicher Fahrstrecken nachweisen können. Dies gilt sowohl für geschäftliche als auch für private Fahrten mit dem Fahrzeug. Dabei sind die Finanzbehörden hinsichtlich einer vollständigen Aufzeichnung sehr streng und bei Unklarheiten oder Unregelmäßigkeiten nicht zimperlich, die komplette Aufzeichnung zu verwerfen und ersatzweise nach der 1%-Regelung zu versteuern.
Folgende Informationen müssen daher nach den Richtlinien eines ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuchs angegeben werden:
- Der Fahrer
- Das Datum der Fahrt
- Der Zweck der Fahrt
- Name und genaue Anschrift des aufgesuchten Kunden
- Der Abfahrtsort und der Kilometerstand
- Der Ankunftsort und die gefahrenen Kilometer sowie der erreichte Kilometerstand
- Bei Privatfahrten entfällt die Pflichtangabe von Ort und Namen
Durch den Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs kann sich eine erhebliche Zeitersparnis bei der Dokumentation gegenüber der herkömmlichen manuellen Methode ergeben. Da jedoch ein elektronisches Fahrtenbuch besonderen Anforderungen genügen muss, ist es empfehlenswert, nur speziell zertifizierte elektronische Fahrtenbücher einzusetzen. So ist z.B. wichtig, dass seitens der Finanzbehörden ein Zugriffsrecht auf die elektronisch erfassten Daten möglich ist. Während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren muss eine uneingeschränkte Verfügbarkeit und Lesbarkeit der Daten gewährleistet sein.
Weiterhin ist darauf zu achten, dass das Fahrtenbuch (auch das elektronische) in einer geschlossenen Form geführt werden muss. Eine Dokumentation der Daten mittels Eintragungen in Excel-Tabellen wird nicht anerkannt, da die Manipulationssicherheit der Daten hier nicht gewährleistet ist.
Zudem ist es gegebenenfalls ratsam, bei Mitarbeitern, welchen ein bestimmtes Fahrzeug zugeordnet ist, nur elektronische Fahrtenbücher ohne GPS-Systeme einzusetzen. Hinsichtlich des Datenschutzes kann es hier zu rechtlichen Problemen kommen, da aufgrund der entsprechenden Zuordnung eines Fahrzeugs über GPS personenbezogene Daten im Sinne des § 3 Abs. 1 BDSG ermittelt werden können.
Um die Anerkennung elektronischer Fahrtenbücher durch die Finanzbehörden sicherzustellen ist es ratsam, den Steuerberater seines Vertrauens oder beim zuständigen Finanzamt nachzufragen.
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