Kassenbuch
Was ist ein Kassenbuch?
In einem Kassenbuch werden alle Einnahmen und Ausgaben, welche mit Bargeld bezahlt werden, erfasst.
Der Kassenbestand (Saldo) muss dabei immer mit dem tatsächlichen Bargeldbestand einer Kasse übereinstimmen. Ein Kassenbuch umfasst einzelne Kassenberichte für den jeweiligen Tag. Der tägliche Kassenbericht muss daher das Datum des Tages enthalten und auch tatsächlich täglich erstellt werden.
Aufbau eines Kassenbuches
Im Kassenbuch müssen folgende Geschäftsvorfälle dokumentiert werden:
- das Datum des jeweiligen Geschäftsvorfalls
- der Beleg des Geschäftsvorfalls sowie eine fortlaufende Belegnummer
- der Buchungstext/die Bezeichnung des Geschäftsvorfalls
- der entsprechende Umsatzsteuersatz sowie die jeweilige Umsatzsteuer oder Vorsteuer
- Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe
- der aktuelle Kassenbestand
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Alle Unternehmen, die ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, müssen ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen. Wird der Gewinn anhand einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung errechnet, besteht keine Pflicht zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung. Eine chronologische Dokumentation und Belegsammlung in Form eines Kassenberichts ist hier jedoch ebenfalls notwendig, wenn Bargeschäfte getätigt werden.
Wie wird aufgezeichnet?
Die Kassenbuchführung kann sowohl handschriftlich als auch mittels eines PC Programms erstellt werden. Im Handel werden hierzu entsprechende Kassenbücher bzw. Kassenblätter angeboten. Um eine fehlerhafte Kassenbuchführung zu vermeiden, muss jedoch einiges beachtet werden. Somit gilt ein Kassenbuch als nicht ordnungsgemäß (§158 AO), wenn es in elektronischer Form veränderbar ist (z.B. die Aufzeichnung per Excel-Datei) oder nicht chronologisch geführt wird. Auch bei der handschriftlichen Kassenbuchführung muss auf Vollständigkeit geachtet werden und beinachträglichen Veränderungen der Eintragungen müssen diese Änderungen stets „nachvollziehbar“ sein.
Die Folge einer nicht sachgemäßen Kassenbuchführung sind sogenannte Hinzuschätzungen der Finanzbehörden. Beim Einsatz einer entsprechenden Software ist daher unbedingt darauf zu achten, dass diese gesetzeskonform betrieben werden kann und beispielsweise falsche Eintragungen entweder storniert oder umgebucht werden können. Einmal eingetragene Buchungen dürfen nicht mehr gelöscht werden bzw. sich verändern lassen. Wenn Sie mit einer Excel-Variante arbeiten möchten, dann sollten die Kassenberichte täglich ausdruckt und unterschrieben werden.
Aufbewahrungspflichten von Kassenbüchern
Kassenbücher und Kassenberichte sowie alle entsprechenden Belege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für elektronische als auch für handschriftlich geführte Bücher.
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