Mahnungen

So funktioniert erfolgreiches Mahnen

Eine Mahnung ist eine Aufforderung eines Gläubigers an einen Schuldner, eine geschuldete Leistung zu erbringen. In unserem Sinne heißt das, dass Sie (Gläubiger) einen Kunden (Schuldner) ermahnen, eine offene Rechnung zu begleichen.

Zu den Mahnungsvorlagen

Zweck einer Mahnung

Der Zweck einer Mahnung ist zum einen, Ihren Kunden an die Begleichung der offenen Rechnung zu erinnern. Viel wichtiger ist es allerdings, Ihren Kunden durch die Mahnung in Verzug zu bringen.

Verzug durch Mahnungen

Eine Mahnung ist nicht immer rechtlich notwendig, damit ein Schuldner überhaupt in Verzug kommt. Um sicher sein zu können, dass Sie Ihren Schuldner in Verzug bringen, sollten Sie daher immer eine Mahnung versenden. Wenn Ihr Kunde (Schuldner) nach Ablauf der Zahlungsfrist der Rechnung nicht zahlt, bewirkt dies lediglich die sogenannte Fälligkeit der Rechnung, jedoch noch nicht den Verzug. Der Verzug tritt immer dann ein, wenn Ihr Schuldner bei Fälligkeit nicht leistet und weiterhin keine Reaktion auf Ihre Mahnung zeigt. Ab dem Zeitpunkt des Verzugs muss der Schuldner dem Gläubiger sämtlichen Verzugsschaden ersetzen. Darunter fallen die Kosten für die Rechtsverfolgung, wie Mahnkosten, Anwaltskosten und Zinsen auf die Geldschuld.

Für eine Mahnung bedarf es zunächst keiner besonderen Form. Sie können Ihren Schuldner also z.B. auch mündlich mahnen. Es ist jedoch im weiteren Verlauf Ihres eigenen Mahnverfahrens empfehlenswert, immer schriftlich zu mahnen, da sichergestellt sein muss, dass die Mahnung Ihrem Schuldner auch zugeht. Ferner müssen Sie Ihre Mahnungen nicht explizit so benennen, auch die „Zahlungserinnerung“ kann eine Mahnung sein, wenn eine gewisse Form eingehalten wird.

Ausnahmen von der Notwendigkeit einer Mahnung

Grundsätzlich kommt ein Schuldner gemäß § 286 BGB 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug. Gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, gilt dies nur, wenn auf diese Folge (also auf den automatischen Verzug) in der Rechnung hingewiesen worden ist.

Weiterhin kommt der Schuldner laut § 286 BGB Abs. 2 Nr.1.-4. auch ohne Mahnung in Verzug wenn:

• für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (z.B. die vertragliche Regelung 30. Januar 2014, 5. Kalenderwoche 2014, Mitte Februar 2014).
• der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt (wie z.B. 10 Tage nach Rechnungsstellung oder 1 Woche nach Lieferung).
• der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert
• aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.

Das Mahnungsschreiben

Entgegen der weitläufigen Meinung ist es nicht notwendig, mehrmals oder sogar dreimal zu mahnen. Es genügt eine einzige Mahnung, um Ihren Schuldner in Verzug zu bringen. Es entspricht jedoch den üblichen kaufmännischen Gepflogenheiten, drei Mahnschreiben zu versenden. Wollen Sie Ihren Kunden im Verlauf Ihrer Mahnungsschreiben nicht wissen lassen, wie viele Mahnungen er noch zu erwarten hat, dann verzichten Sie auf den Zusatz 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung oder letzte Mahnung.

Angaben in der Mahnung

Um Ihrem Kunden darüber Klarheit zu verschaffen, um welche Forderung es konkret geht, sollten Sie in Ihren Mahnungen immer das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, den Betrag und gegebenenfalls die Fälligkeit der Rechnung angeben.

1. Mahnung

Mit der 1. Mahnung sollten Sie Ihren Schuldner zunächst noch einmal höflich aber bestimmt daran erinnern, dass er Ihnen Ihre Leistungen immer noch schuldet. Setzen Sie in dieser 1. Mahnung eine weitere Frist (z.B. 7-10 Tage).

2. Mahnung

Wenn Sie auf Ihre 1. Mahnung keine Reaktion oder Zahlung erhalten, dann bringen Sie schnellstmöglich die 2. Mahnung auf den Weg. In dieser 2. Mahnung können Sie Ihren Schuldner auch bereits auf unangenehme Folgen, wie den gerichtlichen Mahnbescheid hinweisen.

Letzte Mahnung

Mit der letzten Mahnung sollten Sie entschieden und klar zum Ausdruck bringen, dass Sie nunmehr Ihre Forderungen gerichtlich geltend machen werden.

Um Ihren Kunden nicht zu verärgern ist es empfehlenswert, zunächst erst einmal eine freundliche Zahlungserinnerung zu versenden. Insbesondere dann, wenn Sie Ihren Kunden bereits kennen und dieser üblicherweise Ihre Forderungen immer begleicht, schafft oftmals auch ein Telefonat die Angelegenheit aus der Welt. Vielleicht ist Ihre Rechnung ja auch nur verlegt worden, oder Ihr Kunde ist der Meinung, diese schon beglichen zu haben. Wenn hingegen eine freundliche Aufforderung nicht den gewünschten Erfolg bringt, dann sollten Sie Ihren Schuldner schriftlich mahnen.

In welchem Turnus mahnen?

Bringen Sie Ihre Mahnungen immer zügig hintereinander auf den Weg. In jeder Mahnung sollten Sie jeweils eine angemessene Frist setzen, die nicht zu knapp, jedoch auch nicht zu lang sein sollte (z.B. 7-14 Tage).

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