Eigenbelege
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Beleg als Ersatz für eine Rechnung oder Quittung. Wenn eine Rechnung oder Quittung verloren gegangen ist oder gar nicht ausgestellt wurde, kann ein sogenannter Eigenbeleg erstellt werden.
Laut Steuerrecht müssen alle beruflichen oder betrieblichen Aufwendungen durch einen entsprechenden Beleg nachgewiesen werden. Fehlt dieser, dann kann kein Abzug geltend gemacht werden, denn es gilt der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“.
Der Eigenbeleg – so wird er erstellt
Ein Eigenbeleg dient jedoch immer nur als „Notlösung“ und sollte grundsätzlich nur in Ausnahmefällen erfolgen. Sofern die Ausgabe tatsächlich betrieblich oder beruflich bedingt ist und von der Höhe her glaubhaft erscheint, müssen die Finanzbehörden den Eigenbeleg auch anerkennen.
Üblich ist das Ausstellen eines Eigenbelegs z.B. bei Trinkgeldern, wenn der dazugehörige Beleg vergessen wurde aber auch bei Münz-Automaten für Porto, Parken oder Telefon. Da geht so ein Beleg schon mal verloren oder kann gar nicht erst erstellt werden.
Damit auf die steuerliche Anerkennung nicht verzichtet werden muss, kann dann ein Eigenbeleg Abhilfe schaffen. Die Form des Eigenbelegs ist dabei nicht vorgeschrieben, der Eigenbeleg kann durchaus auch handschriftlich erstellt werden. Sicherlich ist jedoch das Ausfüllen einer Eigenbeleg-Vorlage komfortabler und übersichtlicher. Wichtig ist (auch beim handschriftlichen Erstellen des Beleges), dass alle Angaben enthalten sind, wie üblicherweise im entsprechenden Fremdbeleg:
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
- Die Art und das Datum der Aufwendung
- Der Rechnungsbetrag
- Der Grund für das Ausstellen des Eigenbeleges, z.B. Verlust oder Benutzung eines Münz-Automaten
- Das Datum und die Unterschrift
Der Abzug der Vorsteuer ist übrigens bei Eigenbelegen grundsätzlich nicht möglich. Laut §15 UStG ist hierfür eine ordentliche Rechnung notwendig.
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