Lieferscheine

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein dokumentiert eine gelieferte Ware. Idealerweise stimmt die Anzahl und Bezeichnung der Ware sowohl mit dem tatsächlichen Erhalt der Ware als auch mit den Angaben auf der Rechnung überein. Ist ein Lieferschein in Papierform erstellt, wird er in der Regel der Lieferung beigelegt. Zwischen Unternehmen erfolgt der Versand eines Lieferscheines auch zunehmend auf elektronischem Weg.

Zu den Lieferscheinvorlagen

Die Erstellung eines Lieferscheines ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. So kann der Lieferschein grundsätzlich frei erstellt werden, wenn gewünscht. Wenn jedoch ein Lieferschein geschrieben wird, dann muss dieser inhaltlich die gesetzlichen Anforderungen eines ordnungsgemäßen Geschäftsbriefes erfüllen. Welche Anforderungen dies betrifft, ist abhängig von der Unternehmensform. Die Anforderungen hierzu können Sie auch unter Geschäftsbriefe nachlesen.

Angaben in Lieferscheinen

Folgende Angaben sollte jeder Lieferschein beinhalten:

• Name und Adresse des Absenders
• Name und Anschrift des Empfängers
• Das Versanddatum bzw. Lieferdatum
• Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Stückzahl
• Die bestellte und tatsächlich gelieferte Ware – falls abweichend
• Ein Hinweis, dass die gelieferte Ware bis zur vollständigen Bezahlung Eigentum des Absenders bleibt

Lieferscheine – Aufbewahrungsfristen

Ein Lieferschein ist eine Urkunde und muss unter Kaufleuten nach § 147 AO aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine richten sich nach dem jeweiligen Dokument. So ist ein reiner Lieferschein grundsätzlich 6 Jahre lang aufzubewahren. Die Frist zur Aufbewahrung beginnt jeweils zum Ende des Kalenderjahres, in dem der Lieferschein ausgestellt wurde. Ist der Lieferschein gleichzeitig auch die Rechnung, dann gilt eine Aufbewahrungszeit von 10 Jahren und endet mit dem Ablauf des 10. Jahres, in welchem die Rechnung ausgestellt wurde.

Aufbewahrung von Lieferscheinen

Lieferscheine müssen nicht zwingend in Papierform aufbewahrt werden. Sie können ebenso elektronisch erfasst und aufbewahrt werden. Wichtig ist hierbei jedoch, dass der Originallieferschein mit dem elektronisch erfassten Lieferschein inhaltlich übereinstimmt. Beim Einscannen von Lieferscheinen muss daher darauf geachtet werden, dass der Eingangsstempel auf dem Lieferschein mit vorhanden ist. Im Bedarfsfall muss also ein elektronisch übermittelter Lieferschein zunächst mit dem Eingangsstempel versehen werden und anschließend eingescannt und gespeichert werden.

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