Geschäftsbriefe
Einen Geschäftsbrief schreiben
Wenn Sie mit Geschäftspartnern und Kunden schriftlich korrespondieren möchten, müssen Sie bei der Erstellung Ihrer Geschäftsbriefeeinige gesetzliche Vorschriften einhalten. Je nach Art des Unternehmens gelten hier unterschiedliche Anforderungen.
Jegliche Korrespondenz eines Unternehmens die nach Außen geht, wird als Geschäftsbrief bezeichnet. Ein Geschäftsbrief ist somit der Oberbegriff und umfasst jede schriftliche Mitteilung wie etwa Rechnungen, Kostenvoranschläge, Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestell-und Lieferscheine sowie Quittungen. Für die Angaben in Rechnungen gelten noch einmal besondere Vorschriften (siehe Rechnungen).
Auch E-Mails und Faxe müssen diese Pflichtangaben enthalten, wenn sie den formellen Geschäftsbrief per Post ersetzen. So zum Beispielbei der Zustellung von Rechnungen oder Angeboten per E-Mail.
Nicht unter die gesetzlichen Regelungen eines Geschäftsbriefes fallen:
- jeglicher interner Schriftverkehr innerhalb eines Unternehmens
- allgemeine Werbeschriften, Zeitungsannoncen oder Postwurfsendungen, die nicht an einen bestimmten Personenkreis gerichtet sind
Geschäftsbriefe eines Unternehmens ohne Handelsregistereintrag:
Bei allen Einzelunternehmen und Unternehmen ohne Handelsregistereintrag gelten folgende Pflichtangaben:
- Der Familienname des Unternehmers sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname
- Die ladungsfähige Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
- Bei einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts müssen die Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aller Gesellschafter angegeben werden.
Geschäftsbriefe von Unternehmen mit Handelsregistereintrag:
Beachten Sie bei Unternehmen mit Handelsregistereintrag folgende Pflichtangaben in Ihren Geschäftsbriefen (laut § 37a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG):
- Der Firmenname in Übereinstimmung mit dem im HG eingetragenen Wortlaut
- Die Rechtsform der Gesellschaft
- Der Sitz des Unternehmens
- Das zuständige Registergericht sowie die Handelsregisternummer
Zusätzliche Angaben bei einer GmbH und einer UG (haftungsbeschränkt):
- Die Namen aller Geschäftsführer sowie ggfs. der Name des Vorsitzenden des Aufsichtsrates (sofern ein Aufsichtsrat vorhanden ist)
Zusätzliche Angaben bei einer Aktiengesellschaft (AG):
- Die Namen aller Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrates
- Der Vorstandsvorsitzende muss als solcher gekennzeichnet sein
Weitere, freiwillige Angaben in Geschäftsbriefen
Über die erforderlichen Pflichtangaben hinaus, können und sollten noch folgende Angaben in Geschäftsbriefen gemacht werden:
- Telefon und Faxnummer
- E-Mail-Adresse und Webseite
- Die Bankverbindung(en)
- Die Umsatzsteuer ID, sofern vorhanden
Gestaltung von Geschäftsbriefen
Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe sind Sie grundsätzlich frei und an keine bestimmte Form gebunden. Seien Sie jedoch bei den Pflichtangaben gewissenhaft, sonst drohen Bußgelder bis zu mehreren Tausend Euro.
Wir haben einen Geschäftsbrief Muster und eine Geschäftsbrief Vorlage bereits fertig für Sie erstellt. Diese können Sie jeweils Ihren eigenen Anforderungen anpassen.
Geschäftsbrief online schreibenMit unserem kostenlosen und werbefreien online PDF Briefgenerator können Sie professionelle Geschäftsbriefe in wenigen Minuten online erstellen und downloaden.
Vorlage für GeschäftsbriefeWir haben bereits eine Geschäftsbrief Vorlage (im Word-Format) für Sie erstellt. Darin sind alle Angaben, die für eine Geschäftsbriefe nötig sind, enthalten. Sie können unsere Vorlage zur Erstellung Ihrer eigenen Geschäftsbriefe kostenfrei verwenden und anpassen.
Muster für GeschäftsbriefeWenn Sie ein Muster für Geschäftsbriefe suchen, schauen Sie sich unser Geschäftsbrief Muster (im PDF-Format) an. Darin sind ebenfalls alle Angaben, die in einen Geschäftsbrief gehören, angegeben. Sie können unser Muster zur Erstellung Ihrer eigenen Geschäftsbriefe kostenfrei verwenden und anpassen.
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