Mahnung per E-Mail

Was man über das Mahnen per E-Mail wissen muss

Eine Mahnung ist in bestimmten Fällen Voraussetzung dafür, dass Sie Ihren Schuldner hinsichtlich Ihrer Forderungen in Verzug bringen. Dabei spielt es grundsätzlich keine Rolle, ob die Mahnung per E-Mail oder Post versendet wurde.

Durch den Verzug können Sie dann zusätzlich zu Ihrer Forderung den Verzugsschaden bei Ihrem Schuldner geltend machen. Um die Zustellung der Mahnung an Ihren Schuldner später jedoch belegen zu können, ist es ratsam, die Mahnung beweissicher zuzustellen.

Zustellung der Mahnung per E-Mail

Grundsätzlich bedürfen Mahnungen keiner bestimmten Form. Hierzu gibt es keine gesetzlichen Bestimmungen. Eine Mahnung kann daher theoretisch auch mündlich oder eben schriftlich per E-Mail erfolgen. Wenn Sie Ihre Mahnung per E-Mail versenden, kann es im Streitfall ggfs. schwierig werden, den Nachweis des Empfangs beim Schuldner erbringen zu können. Schließlich kann Ihr Kunde behaupten, er habe die Mahnung per E-Mail nicht erhalten oder diese ist tatsächlich z.B. im Spam-Filter gelandet.

Um Kosten und Aufwand zu sparen kann also eine Mahnung grundsätzlich auch per E-Mail erfolgen. Jedoch sollten Sie dies, wenn überhaupt, nur mit einer Zahlungserinnerung oder mit der 1. und 2. Mahnung tun. Für die letzte Mahnung empfiehlt sich immer eine später unter Umständen beweisbare Zustellung, z.B. per Einschreiben oder durch einen Boten.

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So funktioniert das Mahnen per E-Mail

Hängen Sie die Rechnung, die angemahnt werden soll, einfach an Ihre E-Mail an und schreiben Sie den Text der Mahnung direkt in die E-Mail. Ein separates Dokument ist nicht notwendig.

Tipp: Anwalt oder Inkasso-Unternehmen im CC

Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, die E-Mail-Adresse eines Anwalts oder eines Inkasso-Unternehmens bei der letzten Mahnung mit in den CC einzutragen. So bekommt der Kunde das Gefühl, dass es wirklich ernst ist. So etwas muss natürlich im Vorfeld mit dem jeweiligen CC-Empfänger abgesprochen werden. Eventuell kann dafür auch eine separate E-Mail-Adresse eingerichtet werden. Trägt man eine E-Mail Adresse als CC ein, so erhält diese eine Kopie der E-Mail. Der Empfänger sieht dies sofort.

Beispieltexte finden Sie unter Mahnungsvorlagen und Mahnungsmuster. Erfahren Sie mehr über Mahnungen, Email-Marketing, Mahnbescheid-Online und Rechnungen oder nutzen Sie unsere kostenlose Rechnungsvorlagen.

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