Aufbewahrungspflicht einer Rechnung

Wie lange muss ich eine Rechnung aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht besagt im kaufmännischen Bereich, dass bestimmte geschäftliche Unterlagen wie z.B. Rechnungen für eine bestimmte Zeit lang aufbewahrt werden müssen. Die Dauer der Aufbewahrungspflicht wird Aufbewahrungsfrist genannt.

Die für Aufbewahrungspflichten und -fristen geltenden gesetzlichen Grundlagen finden Sie in § 257, Abs. 1 HGB sowie in § 147 AO.

Wer ist aufbewahrungspflichtig?

Aufbewahrungspflichtig ist jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt oder aus anderen Gründen Waren oder Dienstleistungen auf eigene Rechnung verkauft. Dazu zählen beispielsweise auch Selbstständige und Freiberufler.

Aufbewahrungsform

Ihre Rechnungen müssen geordnet aufbewahrt werden. Diese Ordnung muss den Grundsätzen der Buchführung entsprechen.
Sie können Ihre Rechnungen beispielsweise nach Datum sortiert in Ordnern aufbewahren. Achten Sie dabei auf eine korrekte Beschriftung der Ordner.

Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Rechnungen 10 Jahre. Diese gilt übrigens auch für Bücher, Buchungsbelege, Bilanzen, etc.

Aufbewahrung bei der Nutzung einer Rechnungs-Software

Grundsätzlich bietet Ihnen eine Rechnungssoftware viele Vorteile. Sie können Rechnungen schnell erstellen, versenden und verwalten. Sie sollten sich aber vor allem bei webbasierten Rechnungs-Programmen nicht auf die Bereitstellung verlassen. Sichern Sie sich jede erstellt Rechnung sofort auf Ihrem Computer.

Die eigene Aufbewahrungsfrist ist keine Pflichtangabe und muss somit nicht in der Rechnung aufgeführt werden. Sehen Sie sich hierzu unsere Rechnungsvorlagen an. Erfahren Sie außerdem mehr über Rechnungen, Mahnungen und Mahnungsmuster bzw. Mahnungsvorlagen.

Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer. Lesen Sie mehr über die Kleinunternehmer Rechnung.

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